Báo cáo hiệu suất tuyến đường và trình điều khiển mà chủ sở hữu đã đọc
Hầu hết các chủ doanh nghiệp logistics nhận được dữ liệu hiệu suất theo một trong hai cách: họ yêu cầu các hoạt động và nhận được bản cập nhật bằng lời nói hoặc họ nhận được một bảng tính mất hai ngày để biên soạn và đã lỗi thời. Không hữu ích cho việc đưa ra quyết định.
Báo cáo hiệu suất mà chủ sở hữu thực sự đọc được xây dựng xung quanh các câu hỏi mà họ đã hỏi chứ không phải xung quanh dữ liệu dễ xuất.
# Những câu hỏi quan trọng đối với chủ sở hữu dịch vụ hậu cần
Khi chủ sở hữu dịch vụ hậu cần hỏi về hiệu suất, họ sẽ hỏi:
- Chúng ta có giao hàng đúng hẹn không? Chúng ta thường xuyên trễ hẹn với những khách hàng nào?
- Lái xe nào đang hoàn thành nhiều công việc nhất? Những cái nào có nhiều thất bại nhất?
- Những lý do thất bại phổ biến nhất trong tháng này là gì?
- Từ lúc giao hàng đến khi xuất hóa đơn mất bao lâu? Điều đó đã được cải thiện chưa?
- Có tuyến đường nào thường xuyên gặp sự cố không?
- Khách hàng nào tạo ra nhiều lượt giao hàng lại nhất?
Không có câu hỏi nào trong số này là những câu hỏi phức tạp. Nhưng việc trả lời chúng từ hồ sơ phân phối thô đòi hỏi phải tổng hợp, lọc và so sánh - công việc sẽ mất hàng giờ nếu thực hiện thủ công và hoàn toàn không được thực hiện nếu dữ liệu trên giấy.
# Bảng điều khiển hiệu suất phân phối hiển thị những gì
Bảng thông tin được xây dựng dựa trên dữ liệu vận hành từ hệ thống phân phối:
| Số liệu | Nó tiết lộ điều gì |
|---|---|
| Tỷ lệ giao hàng đúng giờ của tài xế | Trình điều khiển nào luôn đáp ứng các khoảng thời gian |
| Việc giao hàng được hoàn thành cho mỗi tài xế mỗi ngày | So sánh năng suất trên toàn đội tàu |
| Tỷ lệ giao hàng không thành công theo lý do | Các vấn đề mang tính hệ thống và các trường hợp ngoại lệ xảy ra một lần |
| Tỷ lệ hoàn thành giao hàng lại | Cách khắc phục lỗi hiệu quả |
| Độ trễ thanh toán trung bình (giao hàng đến hóa đơn) | Hiệu quả xử lý tài chính |
| Giao hàng theo tuyến/khu vực | Khối lượng và hiệu suất theo địa lý |
| Tỷ lệ thất bại ở cấp độ khách hàng | Khách hàng nào tạo ra sự cố định kỳ |
Những con số này cập nhật khi việc giao hàng hoàn tất — không phải vào cuối tháng.
# Sự khác biệt giữa dữ liệu và báo cáo
Báo cáo liệt kê mọi lần phân phối trong bảng là dữ liệu. Một báo cáo cho thấy một tài xế có tỷ lệ đúng giờ giảm từ 91% xuống 74% trong tháng này, so với mức trung bình của đội xe là 88%, là có thể xử lý được.
Sự khác biệt là tổng hợp và so sánh. Bảng thông tin doanh nghiệp và dịch vụ BI được xây dựng dựa trên nguyên tắc này — mục tiêu là màn hình hiển thị nêu rõ vấn đề chứ không phải màn hình yêu cầu người đọc tìm thấy vấn đề đó.
Riêng đối với lĩnh vực hậu cần, điều này có nghĩa là:
- Xu hướng theo thời gian, không chỉ là con số thời điểm
- So sánh giữa các trình điều khiển, tuyến đường và loại khách hàng
- Cảnh báo khi số liệu giảm xuống dưới ngưỡng - không phải báo cáo bạn phải nhớ kiểm tra
# Cách hoạt động sử dụng cùng một dữ liệu
Dữ liệu tương tự mà chủ sở hữu sử dụng để đánh giá chiến lược sẽ hữu ích cho hoạt động quản lý hàng ngày. Người điều phối có thể nhìn thấy trong thời gian thực tài xế nào còn bốn công việc và tài xế nào còn một công việc có thể phân bổ lại công việc buổi chiều hiệu quả hơn. Một người quản lý hoạt động nhận thấy rằng ba trong số năm lần thất bại trong tuần này là "khách hàng không có mặt" trên cùng một tuyến đường sẽ gửi thông báo trước khi giao hàng trên tuyến đường đó vào ngày mai.
Hệ thống đặt hàng hậu cần và giao hàng tạo ra dữ liệu này như một sản phẩm phụ tự nhiên của quy trình làm việc của tài xế — nó không yêu cầu nhập dữ liệu bổ sung.
# Tại sao việc báo cáo thủ công lại ngừng được thực hiện
Các nhóm vận hành ngừng tạo báo cáo thủ công khi nỗ lực vượt quá giá trị nhận thấy. Nếu phải mất ba giờ để biên soạn bảng tính hiệu suất hàng tháng và MD xem xét nó trong năm phút, thì kết luận ngầm là việc đó không đáng làm. Báo cáo bị bỏ qua hoặc ngừng sản xuất.
Một bảng thông tin mất 5 giây để mở — và hiển thị tỷ lệ đúng giờ của tuần hiện tại, các lý do sai sót hàng đầu và độ trễ thanh toán mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác thủ công nào — là báo cáo được kiểm tra vào mỗi sáng Thứ Hai.
# Điều gì thay đổi khi chủ sở hữu có số
Khi chủ sở hữu kho vận có thể thấy rằng Tài xế A hoàn thành 18 lần giao hàng mỗi ngày và Tài xế B hoàn thành 11 lần giao hàng, thì cuộc trò chuyện với các bộ phận vận hành không còn dựa trên số lần hiển thị nữa. Khi họ có thể thấy độ trễ thanh toán trung bình là 4,2 ngày và cách đây ba tháng là 7,1 ngày, họ biết rằng quá trình cải tiến quy trình tài chính đang có hiệu quả.
Những con số không thay thế được sự phán xét. Họ đưa ra sự phán xét một nền tảng.
Câu hỏi thường gặp
# Trang tổng quan có thể được thiết lập để tự động gửi bản tóm tắt email hàng tuần không?
Đúng. Báo cáo email được lập lịch — hàng tuần hoặc hàng tháng — có thể được định cấu hình để tự động gửi các số liệu chính cho chủ sở hữu hoặc nhóm quản lý mà không cần bất kỳ ai đăng nhập và kiểm tra.
# Chúng ta có thể so sánh hiệu suất giữa nhiều chi nhánh hoặc công ty điều hành không?
Đúng. Nếu hệ thống phân phối hoạt động trên nhiều thực thể, trang tổng quan có thể hiển thị các số liệu tổng hợp cấp nhóm cùng với thông tin chi tiết về từng chi nhánh.
# Dữ liệu lịch sử cách đây bao xa?
Tất cả hồ sơ giao hàng từ go-live đều được lưu trữ và có thể truy vấn được. Bạn có thể chạy so sánh trên bất kỳ phạm vi ngày nào — tháng này so với tháng trước, quý này so với cùng kỳ năm ngoái hoặc bất kỳ khoảng thời gian tùy chỉnh nào.
- Bạn muốn có báo cáo hiệu suất mà bạn thực sự sẽ sử dụng? WhatsApp cùng chúng tôi để thảo luận về những vấn đề quan trọng nhất đối với hoạt động hậu cần của bạn.*