Ngừng mua quá mức: Kết nối việc mua sắm với hàng tồn kho thực tế

Mua quá nhiều không phải là một sai lầm khi mua hàng. Đó là một lỗ hổng thông tin. Khi người đưa ra PO không thể nhìn thấy mức tồn kho hiện tại, đơn đặt hàng mở hoặc lượng hàng đang vận chuyển, họ mua để được an toàn. Nhân số đó lên trong một nhóm và bạn sẽ có một kho chứa đầy những thứ mà bạn đã có đủ.

# Nguyên nhân gây mua quá mức

Ở hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam, việc theo dõi mua sắm và hàng tồn kho chạy trong các hệ thống riêng biệt — hoặc một trong số chúng chạy trên bảng tính. Nhóm mua hàng làm việc theo yêu cầu hoặc cảm giác. Nhóm kho quản lý hàng tồn kho vật chất. Không bên nào có một bức tranh hoàn chỉnh.

Kích hoạt cụ thể:

• Không hiển thị trên các PO đang mở. Người mua đặt hàng mà không biết đồng nghiệp đã đặt đơn hàng tương tự vào tuần trước.
• Kho hàng trên giấy bị sai. Bảng tính hiển thị 10 chiếc nhưng 15 chiếc đang ở trong kho; người mua đặt mua thêm 20 chiếc nữa.
• Không có logic sắp xếp lại. Việc mua hàng diễn ra một cách phản ứng — ai đó hết hàng, ai đó hoảng sợ, ai đó đặt hàng quá mức để ngăn việc tương tự xảy ra lần nữa.
• Hàng theo mùa chưa hết. Hàng cũ nằm một góc; cổ phiếu mới tiếp tục đến cho các mặt hàng tương tự.

Mỗi vấn đề này đều có thể khắc phục được nhờ sự kết nối giữa dữ liệu mua sắm và hàng tồn kho thực tế.

# Hoạt động mua sắm "được kết nối" trông như thế nào

Khi hệ thống mua sắm đọc mức tồn kho trực tiếp trước khi cho phép tăng PO, người mua sẽ thấy:

• Số lượng hiện có trong tay
• Số lượng đã có trên đơn đặt hàng mở (chưa nhận được)
• Số lượng cam kết đơn hàng bán (đã bán, chưa xuất xưởng)
• Điểm đặt hàng lại và số lượng đặt hàng đề xuất

Với thông tin hiển thị đó, người mua không cần phải đoán. Hệ thống cũng có thể chặn hoặc cảnh báo khi PO được đưa ra đối với một mặt hàng đã có đủ hàng hoặc một đơn hàng đang mở.

# Đối số về dòng tiền

Hàng tồn kho dư thừa không phải là miễn phí. Nó ràng buộc vốn lưu động, chiếm không gian kho và - đối với hàng hóa dễ hỏng hoặc vận chuyển nhanh - có nguy cơ trở nên lỗi thời. Đối với một công ty thương mại mua 500.000 RM cổ phiếu mỗi tháng, thậm chí giảm 10% lượng mua vượt mức là 50.000 RM được giải phóng mỗi tháng.

Đó không phải là một con số lý thuyết. Đó là điều xảy ra khi người mua có thông tin chính xác trước khi chi tiêu.

# Cách kết nối này với AutoCount

AutoCount lưu giữ hồ sơ giao dịch mua bán. Nhưng nó không cung cấp cho người mua cái nhìn thời gian thực về hàng tồn kho trước khi tăng PO - đó không phải là mục đích của nó. Hệ thống mua sắm được kết nối sẽ đọc từ hệ thống kho hàng và kho hàng của bạn để hiển thị lượng hàng tồn kho hiện tại, sau đó chuyển các PO đã được xác nhận trở lại AutoCount sau khi được phê duyệt.

Kết quả: kế toán luôn cập nhật và các quyết định mua sắm đều dựa trên dữ liệu thực tế thay vì ước tính.

Để biết quy trình mua sắm đầy đủ, bao gồm định tuyến phê duyệt và quản lý nhà cung cấp, hãy xem tự động hóa mua sắm và PO.

# Điều mà Nhóm Mua hàng chú ý Đầu tiên

Khi việc thu mua được kết nối với hàng tồn kho, điều đầu tiên người mua nhận thấy là họ dành ít thời gian hơn để kiểm tra kho hàng trước khi đưa ra PO. Điều thứ hai họ nhận thấy là ít cuộc gọi điên cuồng từ nhà kho hỏi tại sao lại có ba lô hàng giống nhau được giao đến trong cùng một tuần.

Kho thông báo trước. Dòng tiền xuất hiện trong tài khoản một tháng sau đó.

Câu hỏi thường gặp

# Hệ thống có thể tự động tăng PO khi hàng tồn kho giảm xuống dưới mức quy định không?

Đúng. Điểm sắp xếp lại có thể được cấu hình cho mỗi mục. Khi số lượng PO hiện có cộng với số lượng PO mở giảm xuống dưới ngưỡng, hệ thống sẽ tạo PO nháp để xem xét. Con người vẫn chấp thuận nó, nhưng việc kích hoạt là tự động.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu chứng khoán của chúng tôi trong AutoCount không chính xác?

Việc dọn dẹp dữ liệu thường là cần thiết trước khi kết nối việc mua sắm với hàng tồn kho. Chúng tôi chạy quy trình di chuyển và dọn dẹp dữ liệu để điều chỉnh các bản ghi trước khi đi vào hoạt động tích hợp.

# Chúng tôi có nhiều kho hàng. Có thể sắp xếp lại logic hoạt động cho mỗi vị trí không?

Đúng. Quy tắc đặt hàng lại có thể được đặt ở cấp kho hoặc cấp địa điểm, do đó, sự thiếu hụt ở một địa điểm sẽ không gây ra đơn hàng chung làm dư thừa hàng ở địa điểm khác.

• • Sẵn sàng chỉ mua những gì bạn thực sự cần? WhatsApp cùng chúng tôi để thảo luận về cách kết nối hoạt động mua sắm và hàng tồn kho trong doanh nghiệp của bạn.**