Một doanh nghiệp chở nước đã dạy chúng ta điều gì về việc gửi hàng

[Trường hợp hậu cần tàu chở nước Terasek](/case-studies/terasek-water-hậu cần-automation) là dự án định hình cách chúng tôi xây dựng hệ thống điều phối. Jared Loo, người đồng sáng lập Result Marketing, đã điều hành Terasek trước khi trở thành đối tác ở đây - anh ấy là khách hàng trước khi ngồi vào bên này bàn. Nền tảng đó quan trọng.

# Tại sao tàu chở nước lại là một vấn đề hậu cần khó khăn

Nhìn từ bên ngoài, hoạt động của xe chở nước trông có vẻ đơn giản: xe tải lấy nước, giao đến công trường hoặc khách hàng công nghiệp, sau đó quay lại lấy thêm. Độ phức tạp trong hoạt động cao hơn vẻ ngoài của nó.

• Mỗi xe tải có một công suất riêng. Việc làm cần phù hợp với năng lực sẵn có chứ không chỉ xe tải có sẵn.
• Thời gian giao hàng rất hạn chế - địa điểm xây dựng có thời gian tiếp cận hẹp.
• Khách hàng phân tán trên một khu vực địa lý rộng, thường khó tiếp cận.
• Tanker hoàn thành công việc sớm có thể nhận công việc khác nếu người điều phối biết ngay về việc đó.
• Việc giao hàng không thành công — quyền truy cập bị từ chối, địa điểm đóng cửa — cần phải được ghi lại và lên lịch lại nhanh chóng, vì sức chứa của xe tải sẽ bị lãng phí nếu tài xế phải trở về tay không.

Vấn đề về điều phối là: làm cách nào để bạn phân công công việc, theo dõi tiến độ theo thời gian thực, xử lý các trường hợp ngoại lệ và duy trì hồ sơ - với một đội ngũ tài xế có trình độ hiểu biết về kỹ thuật số hạn chế và phải di chuyển cả ngày?

# Phần mềm chung của nhóm gặp lỗi gì

Khi Jared lần đầu tiên tìm cách giải quyết vấn đề này, động thái rõ ràng là mua một sản phẩm phần mềm quản lý đội xe hoặc điều phối. Các sản phẩm trên thị trường được thiết kế cho các bối cảnh khác nhau: giao nhận hàng hóa, mạng lưới chuyển phát nhanh hoặc hoạt động của đội xe doanh nghiệp. Họ mang theo:

• Bộ tính năng được thiết kế cho bối cảnh hậu cần phương Tây với các điều kiện đường xá và lực lượng lao động khác nhau
• Giao diện trình điều khiển được xây dựng dành cho người dùng có trình độ cao, khả năng kết nối cao
• Giả định tích hợp thanh toán không phù hợp với quy trình kế toán của Vietnam
• Mô hình định giá theo chỗ ngồi hoặc theo xe tải khiến chi phí trở nên không hề nhỏ đối với đội xe SME

Không ai trong số họ xử lý được logic hoạt động cụ thể của một doanh nghiệp tàu chở nước của Vietnam: phù hợp năng lực, thời hạn giao hàng tại địa điểm xây dựng và nhu cầu thực tế của lực lượng lao động lái xe tuyến đầu.

# Chúng tôi đã học được gì về các yêu cầu gửi hàng

Việc xây dựng hệ thống điều phối cho Terasek đã tạo ra một bộ nguyên tắc mà tôi áp dụng cho mọi hệ thống hậu cần mà chúng tôi xây dựng hiện nay.

• Giao diện trình điều khiển phải yêu cầu trình độ hiểu biết tối thiểu và số lần chạm tối thiểu.* Người lái xe trong xe taxi, dưới áp lực về thời gian, đeo găng tay, cần hoàn thành hồ sơ giao hàng trong vòng chưa đầy 30 giây. Mỗi trường bổ sung đều có nguy cơ dữ liệu không đầy đủ.

• Trường hợp ngoại lệ không phải là trường hợp đặc biệt.* Chúng xảy ra hàng ngày. Giao hàng không thành công, tải một phần, vấn đề tiếp cận, vấn đề về phương tiện - những vấn đề này cần một quy trình làm việc hạng nhất chứ không phải một giải pháp thay thế. Nếu hệ thống không xử lý rõ ràng các trường hợp ngoại lệ, người lái xe sẽ ngừng sử dụng nó để xử lý các trường hợp ngoại lệ và quay lại gọi điện thoại.

• Khả năng hiển thị của điều phối hữu ích hơn việc tối ưu hóa tuyến đường.* Biết được mọi tài xế đang ở đâu và trạng thái công việc của họ — trong thời gian thực — cho phép người điều phối đưa ra quyết định nhanh chóng. Các thuật toán tối ưu hóa tuyến đường phức tạp ít có giá trị hơn chế độ xem bản đồ rõ ràng.

• Thanh toán phải kết nối trực tiếp với hồ sơ hoàn thành.* Thời điểm việc giao hàng được xác nhận trên thiết bị của tài xế, nhóm thanh toán sẽ có thể thực hiện hành động đó. Bất kỳ khoảng cách nào giữa dữ liệu hoạt động và dữ liệu kế toán đều tạo ra công việc đối chiếu.

# Điều này định hình những gì chúng tôi xây dựng như thế nào

Mọi hệ thống hậu cần mà chúng tôi xây dựng hiện đều bắt đầu với quy trình làm việc của tài xế. Tôi hỏi: tài xế cần xem mức tối thiểu là bao nhiêu và họ cần nhập mức tối thiểu để bộ phận hỗ trợ có mọi thứ họ cần?

Từ đó, mô-đun điều phối, cổng thông tin khách hàng và Tích hợp AutoCount được xây dựng xung quanh luồng dữ liệu sạch từ tài xế đến tài chính.

Trang giới thiệu cung cấp thêm thông tin về cách nền tảng của những người sáng lập — với tư cách là người điều hành, không chỉ là nhà phát triển — định hình cách chúng tôi tiếp cận những vấn đề này.

Câu hỏi thường gặp

# Hệ thống Terasek có được cung cấp dưới dạng sản phẩm cho các công ty hậu cần khác không?

Không. Chúng tôi xây dựng các hệ thống tùy chỉnh phù hợp với quy trình làm việc cụ thể của từng doanh nghiệp. Trải nghiệm Terasek cho biết cách chúng tôi suy nghĩ về các vấn đề hậu cần, nhưng mỗi hệ thống mới đều được xác định phạm vi và xây dựng cho doanh nghiệp cụ thể mà chúng tôi đang hợp tác.

# Bạn xử lý các hoạt động hậu cần như thế nào với các loại phương tiện rất khác nhau — xe tải, xe máy và xe tải nhỏ trong cùng một đội xe?

Mỗi loại phương tiện có thể có những ràng buộc về công việc, quy định về năng lực và quy trình làm việc của người lái xe riêng. Hệ thống điều phối phân công công việc dựa trên các thuộc tính của xe chứ không phải một mô hình chung cho tất cả.

# Quy mô đội xe tối thiểu mà hệ thống điều phối tùy chỉnh có ý nghĩa là bao nhiêu?

Nó phụ thuộc nhiều hơn vào khối lượng giao hàng và độ phức tạp của việc thanh toán hơn là quy mô đội xe. Một hoạt động gồm 5 xe tải cung cấp hơn 100 công việc mỗi ngày và thanh toán hơn 80 hóa đơn mỗi tháng là ứng cử viên sáng giá hơn so với một đội xe gồm 20 xe tải thực hiện các chuyến giao hàng số lượng lớn đơn giản và lập hóa đơn hàng tháng.

• Bạn muốn trao đổi vấn đề gửi hàng của mình với một người đã thực sự điều hành một doanh nghiệp hậu cần? WhatsApp chúng tôi.*