Bạn nên tự động hóa những tác vụ thủ công nào trước tiên?

Tự động hóa không phải là một chiến lược. Nó là một công cụ. Và giống như bất kỳ công cụ nào, sử dụng sai công việc trước tiên sẽ tạo ra kết quả kém — và thường giết chết sự thèm muốn sử dụng nó.

Các doanh nghiệp tận dụng tối đa tự động hóa không tự động hóa mọi thứ. Họ chọn đúng mục tiêu đầu tiên, giành chiến thắng rõ ràng và xây dựng từ đó.

# Khung: Bốn tiêu chí

Trước khi quyết định tự động hóa những gì, hãy đánh giá từng quy trình của ứng viên dựa trên bốn câu hỏi:

• 1. Quy trình có được xác định rõ ràng không?* Tự động hóa tuân theo các quy tắc. Nếu quy trình liên quan đến các yêu cầu phán xét, các trường hợp ngoại lệ yêu cầu sự giải thích của con người hoặc các bước thay đổi dựa trên ngữ cảnh thì việc tự động hóa một cách đáng tin cậy sẽ khó hơn. Một quy trình được xác định rõ ràng - cùng đầu vào, cùng đầu ra, cùng các bước mọi lúc - là ứng cử viên cho tự động hóa. Một quy trình lộn xộn, hay thay đổi sẽ không xảy ra cho đến khi nó được dọn dẹp trước.

• 2. Tần suất xảy ra như thế nào?* Một quy trình diễn ra hai lần một năm hiếm khi có giá trị tự động hóa. Một quá trình xảy ra 50 lần một ngày hầu như luôn có giá trị. ROI của tự động hóa tỷ lệ thuận với khối lượng của quy trình.

• 3. Chi phí của một lỗi là bao nhiêu?* Một số tác vụ thủ công gây ra lỗi tốn kém (lỗi đánh máy trong ghi chú nội bộ). Một số khác gây ra lỗi gây tốn kém chi phí (sai địa chỉ giao hàng, hóa đơn trùng lặp, thanh toán bị thiếu). Các quy trình có chi phí sai sót cao biện minh cho việc tự động hóa ngay cả ở khối lượng thấp hơn.

• 4. Quá trình này có ổn định không?* Nếu quy trình thay đổi thường xuyên - vì hoạt động kinh doanh đang phát triển nhanh chóng, hệ thống đang được thay thế hoặc các quy tắc vẫn đang được soạn thảo - hãy tự động hóa sau. Tự động hóa một quy trình không ổn định có nghĩa là xây dựng lại tự động hóa khi quy trình thay đổi.

# Áp dụng Khung: Ma trận ưu tiên

# Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam nên bắt đầu từ đâu

Dựa trên những gì Jacob Ng nhìn thấy trong các doanh nghiệp thương mại, kho bãi và hậu cần ở Vietnam, hoạt động tự động hóa đầu tiên có giá trị cao nhất có xu hướng rơi vào ba loại:

• Tự động hóa đơn hàng thành hóa đơn.* Đơn đặt hàng đến từ khách hàng — qua WhatsApp, email hoặc thương mại điện tử — và cần được chuyển thành hóa đơn trong AutoCount. Quá trình này có khối lượng lớn, được xác định rõ ràng và chi phí sai sót (sai giá, sai khách hàng) là rất đáng kể.

• Quy trình thông báo và theo dõi.* Gửi xác nhận giao hàng, lời nhắc thanh toán hoặc cập nhật trạng thái. Những điều này xảy ra thường xuyên, tuân theo một mẫu và hiện tiêu tốn thời gian của quản trị viên mà không có giá trị ra quyết định.

• Tạo báo cáo.* Báo cáo hoạt động hàng ngày hoặc hàng tuần hiện yêu cầu ai đó trích xuất dữ liệu từ nhiều hệ thống, định dạng dữ liệu trong Excel và gửi email. Nếu các nguồn dữ liệu nhất quán thì việc này sẽ dễ dàng được tự động hóa.

# Phím tắt kiểm tra hệ thống

Nếu bạn không chắc chắn cơ hội tự động hóa có giá trị cao nhất của mình ở đâu thì [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) sẽ trực tiếp xác định cơ hội đó. Phương pháp thiết kế hệ thống của Jacob Ng bắt đầu bằng việc lập sơ đồ quy trình làm việc thực tế hiện tại — không phải quy trình dự định mà là những gì nhân viên thực sự đang làm hàng ngày. Khoảng cách giữa hai điều này cho thấy thời gian đang bị lãng phí ở đâu và đâu là nơi tự động hóa có tác động nhiều nhất.

Dịch vụ AI business Automation bao gồm các quy trình mà tự động hóa dựa trên quy tắc có cấu trúc là không đủ — trong đó cần phải đọc tài liệu, cần đưa ra phán đoán hoặc cần trích xuất dữ liệu từ các nguồn phi cấu trúc. Đó là một danh mục khác với tự động hóa quy trình làm việc tiêu chuẩn và tiêu chí bắt đầu cũng khác.

# Điều gì không nên tự động hóa trước tiên

• Cuộc trò chuyện với dịch vụ khách hàng.* Tự động trả lời các câu hỏi của khách hàng trước khi bạn hiểu mẫu câu hỏi sẽ tạo ra sự thất vọng khi quá trình tự động hóa không thành công trong các trường hợp đặc biệt. Trước tiên, hãy ghi lại các câu hỏi, giải quyết chúng theo cách thủ công cho đến khi có khuôn mẫu rõ ràng, sau đó tự động hóa.

• Quy trình nặng về ngoại lệ.* Nếu 30% trường hợp yêu cầu sự phán xét của con người, thì việc tự động hóa 70% sẽ tiết kiệm thời gian nhưng tạo ra quy trình hai cấp khó quản lý hơn quy trình ban đầu. Hãy sửa các ngoại lệ trước, sau đó tự động hóa.

• Quy trình bạn sắp thay đổi.* Nếu bạn đang có kế hoạch thay đổi hệ thống, tái cơ cấu hoặc thiết kế quy trình mới, hãy đợi. Tự động hóa xây dựng trên quy trình sắp bị thay thế là tự động hóa xây dựng trên cát.

Câu hỏi thường gặp

# Làm cách nào để biết quy trình có đủ ổn định để tự động hóa hay không?

Một quy trình không thay đổi các bước cốt lõi trong 6 tháng qua và không có khả năng thay đổi trong 12 tháng tới là một ứng cử viên tự động hóa hợp lý xét từ quan điểm ổn định. Nếu doanh nghiệp của bạn đang trong thời kỳ thay đổi nhanh chóng, hãy trì hoãn quá trình tự động hóa không quan trọng cho đến khi mọi việc lắng xuống.

# Chúng ta có nên sửa các quy trình của mình trước khi tự động hóa chúng không?

Hầu như luôn luôn có. Việc tự động hóa một quy trình bị hỏng sẽ giúp quy trình đó được xử lý nhanh hơn. Quá trình kiểm tra hệ thống thường đưa ra các bản sửa lỗi quy trình đáng thực hiện trước (hoặc thay vì) tự động hóa — đôi khi bản sửa lỗi đơn giản hơn tự động hóa và đạt được hầu hết lợi ích tương tự.

# Mất bao lâu để thấy ROI từ tự động hóa?

Để tự động hóa quy trình ở phạm vi rộng, quy mô lớn, ROI thường hiển thị trong vòng 3–6 tháng. Biến số là khối lượng - quy trình tự động chạy càng thường xuyên thì thời gian hoàn vốn càng nhanh. Các quy trình có khối lượng thấp có thể mất 12–18 tháng để thu hồi vốn đầu tư.

• Không biết bắt đầu từ đâu? [kiểm tra hệ thống](/kiểm tra hệ thống) ánh xạ các quy trình hiện tại của bạn và xác định các cơ hội tự động hóa có giá trị cao nhất trong hoạt động kinh doanh cụ thể của bạn.*