Tại Sao Quét Mã Vạch Vẫn Báo Sai Hàng Kho
Quét mã vạch giống như một cách sửa chữa đơn giản.
Quét mục, giảm việc nhập và kho trở nên chính xác.
Nhưng nhiều kho hàng vẫn gặp vấn đề về hàng tồn kho sau khi bắt đầu quét.
Máy quét hoạt động. Mã vạch đọc. Cổ phiếu vẫn sai.
Tại sao?
Bởi vì máy quét chỉ kiểm tra những gì quy trình công việc của bạn yêu cầu kiểm tra.
Nếu hệ thống chỉ yêu cầu nhân viên quét mã hàng thì việc quét chỉ chứng minh mã hàng. Vẫn có thể nhầm số lượng, sai đơn vị, sai địa điểm, sai lô, sai hạn sử dụng, sai thời gian đăng.
Quét có thể giúp kiểm soát hàng tồn kho.
Nhưng việc quét không thể thay thế quy trình chứng khoán rõ ràng.
Nói cách khác, việc quét mã vạch không tự khắc phục được quy trình kho bị hỏng.
# Quá trình quét không giống với quy tắc kho hàng
Thiết lập mã vạch tốt có thể ngăn chặn một số sai sót.
Nó có thể chặn mục sai. Nó có thể yêu cầu nhân viên xác nhận địa điểm, lô hàng, ngày hết hạn hoặc số lượng. Nó có thể làm giảm lỗi đánh máy.
Nhưng điều này chỉ hiệu quả nếu quy trình làm việc được xây dựng để kiểm tra những thứ đó.
Nếu hệ thống của bạn chỉ yêu cầu mã mặt hàng thì mã mặt hàng là tất cả những gì nó kiểm tra.
Nó không tự động chứng minh:
- số lượng là chính xác
- đơn vị chính xác, chẳng hạn như thùng carton, hộp hoặc miếng
- hàng nằm ở thùng bên phải
- đúng lô hàng hoặc ngày hết hạn
- bên nhận đã chấp nhận chuyển khoản
- việc điều chỉnh tồn kho có lý do chính đáng
- bản quét đã được đăng lên AutoCount hoặc hệ thống chứng khoán chính
Máy quét là một công cụ trong quy trình.
Nó không phải là toàn bộ quá trình.
# Quét mã vạch thường hiển thị những gì
Quét mã vạch thường phát hiện ra các vấn đề đã có sẵn.
Ví dụ:
- mã mặt hàng trùng lặp
- SKU cũ vẫn đang được sử dụng
- mã vạch sai liên kết với mặt hàng sai
- mã vạch thùng carton được sử dụng khi hệ thống mong đợi các sản phẩm
- Hàng tồn kho không đúng vị trí
- nhận không được đăng trước khi bắt đầu chọn
- ghi nhận chuyển khoản nhưng chuyển vào không được xác nhận
- điều chỉnh cổ phiếu được thực hiện mà không có lý do hoặc sự chấp thuận
- quét lưu offline nhưng chưa đăng
Trước khi quét, những sự cố này có thể bị ẩn bởi bộ nhớ nhân viên, thông báo WhatsApp và tệp Excel.
Sau khi quét, các vấn đề trở nên rõ ràng hơn.
Điều này có thể làm cho máy quét trông giống như có vấn đề.
Thông thường, vấn đề thực sự nằm ở quy tắc đằng sau quá trình quét.
Ngoài ra, không phải nhãn kho nào cũng cần mã vạch sản phẩm chính thức. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể sử dụng nhãn nội bộ cho các mặt hàng, thùng, giá đỡ, thùng carton hoặc túi đựng.
Mã vạch thương mại chính thức quan trọng hơn khi sản phẩm phải được các nhà bán lẻ, nhà phân phối hoặc đối tác thương mại công nhận.
# Nơi quy trình làm việc bị gián đoạn
Đây là lý do tại sao quá trình quét vẫn có thể không thành công khi quy tắc không rõ ràng.
| Khu vực | Giả định sai | Quá trình quét nào có thể bỏ lỡ | Quy tắc cần thiết |
|---|---|---|---|
| Nhận | Quét mặt hàng có nghĩa là hàng hóa đúng | Số lượng thiếu, hàng hư hỏng, sai đơn vị | Xác nhận số lượng, tình trạng, đơn vị và trạng thái GRN |
| Chọn | Quét mục có nghĩa là chọn đúng | Sai thùng, sai lô, sai hạn sử dụng, sai số lượng | Xác nhận mặt hàng, số lượng, địa điểm, lô hàng, hạn sử dụng, đơn hàng |
| Chuyển nhượng | Người gửi quét nên chi nhánh đã nhận được | Người nhận có thể nhận được ít hơn, muộn hơn hoặc chưa | Người gửi và người nhận đều phải xác nhận |
| Điều chỉnh | Quét mục làm cho điều chỉnh hợp lệ | Không có lý do, bằng chứng, chủ sở hữu hoặc phê duyệt | Yêu cầu lý do, bằng chứng và phê duyệt |
Quá trình quét có thể đúng nhưng quá trình vẫn có thể sai.
Ví dụ:
Mã vạch của nhà cung cấp đại diện cho một thùng gồm 24 miếng.
Quá trình bán hàng và chọn hàng của bạn sử dụng từng miếng.
Nhân viên quét mã vạch thùng carton một cách chính xác, nhưng hệ thống coi nó như một mảnh.
Việc quét không phải là vấn đề.
Quy tắc đóng thùng carton là vấn đề.
# Câu hỏi của AutoCount: Khi nào hàng thực sự cập nhật?
Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Vietnam sử dụng AutoCount làm hệ thống kế toán hoặc chứng khoán.
Điều đó có thể hoạt động tốt.
Nhưng việc quét mã vạch phải tuân theo đúng quy định đăng bài.
Hãy hỏi những câu hỏi sau:
- Quá trình quét nào tạo ra chuyển động của cổ phiếu?
- Quá trình quét nào chỉ xác nhận một hành động vật lý?
- Khi nào AutoCount cập nhật?
- Điều gì xảy ra nếu thiết bị ngoại tuyến?
- Điều gì xảy ra nếu quá trình quét không thành công?
- Nhân viên có thể ghi đè quá trình quét không?
- Ai phê duyệt ngoại lệ?
- Báo cáo nào hiển thị các bản quét chưa được đăng?
Hãy cẩn thận với từ "thời gian thực".
Nếu bản quét đang chờ ngoại tuyến, đang chờ phê duyệt hoặc chưa được đăng thì số dư trong kho chưa được cập nhật đầy đủ.
Nếu nhân viên quét hôm nay nhưng AutoCount cập nhật vào ngày mai, doanh số bán hàng có thể vẫn thấy số dư cũ.
Nếu AutoCount xuất kho tại chi nhánh nhận hàng trước khi chi nhánh kiểm kê thì chi nhánh có thể tranh chấp số lượng.
Quy tắc đăng bài phải phù hợp với những gì thực sự xảy ra trên sàn nhà kho.
# Thực hiện kiểm tra 10 chuyển động trước khi mua thêm máy quét
Nếu bạn đã mua máy quét, đừng vứt chúng đi.
Kiểm tra quá trình xung quanh họ.
Nếu bạn chưa mua máy quét, trước tiên hãy kiểm tra 10 biến động cổ phiếu gần đây nhất của bạn.
Sử dụng một bảng đơn giản.
| Phong trào | Quy tắc rõ ràng? | Hệ thống phù hợp? | Ngoại lệ được xử lý? |
|---|---|---|---|
| Nhà cung cấp nhận | |||
| Bỏ vào thùng rác | |||
| Chọn để đặt hàng | |||
| Kiểm tra gói | |||
| Lệnh giao hàng | |||
| Chuyển chi nhánh ra | |||
| Chuyển chi nhánh tại | |||
| Điều chỉnh cổ phiếu | |||
| Hàng bị hư hỏng | |||
| Trả lại từ khách hàng |
Đối với mỗi chuyển động, hãy hỏi quá trình quét phải chứng minh điều gì.
Đó có phải là món đồ không?
Số lượng?
Đơn vị?
Vị trí?
Lô?
Ngày hết hạn?
Đặt hàng?
Tình trạng đóng gói?
Trạng thái đăng bài?
Nếu nhiều hàng không thành công, việc quét mã vạch không phải là cách khắc phục đầu tiên.
Cách khắc phục đầu tiên là kiểm soát chuyển động của hàng tồn kho.
Nếu hệ thống mã vạch kho của bạn sau khi quét không chính xác thì bước tiếp theo là kiểm tra quy luật di chuyển chứ không phải mua thêm thiết bị.
Sử dụng danh sách kiểm tra hàng còn thiếu trước khi chi nhiều hơn cho phần cứng.
# Khắc phục điều gì trước khi quét có thể giúp ích
Quét mã vạch hoạt động tốt nhất khi những điều cơ bản rõ ràng.
Trước khi thêm nhiều máy quét hơn, hãy kiểm tra xem:
- dữ liệu chủ mục sạch sẽ
- ánh xạ mã vạch là chính xác
- quy định đơn vị rõ ràng
- mã vạch nhà cung cấp và quy tắc mã vạch nội bộ được biết đến
- việc nhận được kiểm soát
- tồn tại quy tắc thùng và vị trí
- xác nhận chọn được xác định
- người gửi và người nhận đều xác nhận
- điều chỉnh cổ phiếu cần có lý do và sự chấp thuận
- AutoCount hoặc hệ thống kho chính nhận đăng bài đúng
- nhân viên không thể bỏ qua việc quét mà không có lý do
Điểm bỏ qua là quan trọng.
Nếu nhân viên thường ghi đè quét khi tầng bận, ban quản lý nên theo dõi tỷ lệ ghi đè.
Tỷ lệ ghi đè cao thường có nghĩa là quy trình làm việc quá chậm, không rõ ràng hoặc không phù hợp với công việc hàng ngày.
Khi quét mã vạch vẫn còn giá trị giữ lại
Quét mã vạch vẫn có thể hữu ích.
Nó giúp ích khi mã mặt hàng rõ ràng, đơn vị được kiểm soát, vị trí rõ ràng và nhân viên có thể quét nhanh chóng mà không làm chậm kho.
Nó cũng hữu ích khi doanh nghiệp cần theo dõi tốt hơn về lô, ngày hết hạn, chuyển chi nhánh, đóng gói hoặc tích hợp AutoCount.
Vấn đề không phải là tránh việc quét mã vạch.
Vấn đề là đảm bảo quy trình làm việc đã sẵn sàng.
Trước khi mua thêm máy quét, hãy lập bản đồ 10 biến động cổ phiếu gần đây nhất và tìm xem sự kiểm soát thực sự bị phá vỡ ở đâu.
Đọc bạn có cần quét mã vạch không, so sánh barcode, QR và RFID hoặc yêu cầu Result Marketing kiểm tra hệ thống kho hàng tồn kho.