Tại sao ERP đắt tiền của bạn không được sử dụng
Hầu hết các hệ thống ERP không được sử dụng đều bị loại bỏ vì những lý do không liên quan đến bản thân phần mềm. Các vấn đề đã xuất hiện trong quá trình xác định phạm vi, thiết kế hoặc triển khai — và vào thời điểm hệ thống đi vào hoạt động, lỗi đã tồn tại sẵn.
Đây không phải là trừu tượng. Trước khi thành lập Result Marketing, Jared Loo đã chi bảy con số cho công nghệ trên Terasek, một doanh nghiệp hậu cần tàu chở nước và một hoạt động thương mại điện tử. Một số chi tiêu đó đã đi vào các hệ thống không hoạt động hiệu quả. Sự khác biệt giữa hệ thống đã cắt giảm khoảng 70% đội ngũ của anh ấy và những hệ thống không cắt giảm không phải là công nghệ - đó là cách vấn đề được xác định trước khi một dòng mã được viết.
# Sáu kiểu mẫu báo trước sự bỏ rơi
# 1. Hệ thống được xây dựng cho chủ sở hữu chứ không phải cho người dùng
Chủ sở hữu muốn có bảng điều khiển và khả năng hiển thị. Một nhân viên kho hàng muốn có một màn hình cho họ biết chính xác những gì cần chọn mà không cần phải nhấp chuột vào menu ba lần. Khi ERP được thiết kế để làm hài lòng người trả tiền thay vì người sử dụng nó, những người được cho là nhập dữ liệu sẽ tìm mọi cách để không làm vậy.
# 2. Đào tạo là sự kiện diễn ra một lần
Một buổi đào tạo kéo dài hai ngày trước khi đi vào hoạt động là không đủ. Nhân viên quên. Nhân viên lần lượt. Khi hệ thống trở nên phức tạp và không còn huấn luyện viên nữa, mọi người sẽ quay lại những gì họ biết — WhatsApp, Excel và giấy. Việc áp dụng bền vững đòi hỏi phải có chương trình đào tạo gắn liền với quy trình chứ không phải được cung cấp dưới dạng sự kiện trước khi ra mắt.
# 3. Hệ thống đã thêm các bước thay vì xóa chúng
Nếu sử dụng ERP tốn nhiều công sức hơn là không sử dụng thì nhân viên sẽ không sử dụng. Điều này nghe có vẻ hiển nhiên nhưng đây là lỗi thiết kế phổ biến nhất. Một hệ thống yêu cầu nhân viên kho đăng nhập, điều hướng bốn màn hình và nhập sáu trường để ghi lại biên nhận hàng hóa - khi trước đó họ đã viết ba điều vào bảng tạm - sẽ bị hủy bỏ. Hệ thống sẽ làm cho công việc dễ dàng hơn. Nếu nó làm cho nó khó khăn hơn, nó sẽ được chiến đấu.
# 4. Dữ liệu không bao giờ được tin cậy
Trong giai đoạn đầu của hệ thống, nếu dữ liệu không chính xác - số liệu tồn kho sai, hồ sơ nhà cung cấp bị thiếu, đơn đặt hàng không khớp với những gì thực sự được giao - người dùng sẽ mất niềm tin. Khi một nhóm tin rằng hệ thống không thể tin cậy được, họ sẽ ngừng sử dụng hệ thống đó làm nguồn thông tin chính xác và duy trì các hồ sơ song song. Các bản ghi song song là cái chết của bất kỳ ERP nào.
# 5. Không ai chịu trách nhiệm về việc nhận con nuôi
Các dự án công nghệ thường được bàn giao khi go-live và được coi là hoàn thành. Nhưng đưa vào hoạt động là lúc công việc thực sự bắt đầu. Nếu không có chủ sở hữu nội bộ được nêu tên có nhiệm vụ thúc đẩy việc áp dụng, giám sát việc sử dụng và giải quyết các điểm xung đột trong 90 ngày đầu tiên, hệ thống sẽ bị trôi đi.
# 6. Phạm vi được xác định bởi những gì CNTT có thể xây dựng, không phải những hoạt động thực sự cần thiết
Các nhà phát triển xây dựng những gì họ được bảo. Nếu bản tóm tắt đến từ một người quản lý không dành thời gian tiếp xúc với người dùng thực tế, thì hệ thống sẽ có những tính năng không ai cần đến và thiếu một thứ có thể giúp nó có thể sử dụng được.
# Cuộc giải cứu trông như thế nào
Không phải mọi ERP không sử dụng đều cần được thay thế. Một số cần thiết kế lại các thành phần hướng tới người dùng. Một số cần dọn dẹp dữ liệu. Một số cần lấp đầy khoảng trống cụ thể — một ứng dụng di động dành cho kho hàng, giao diện đơn giản hơn cho một vai trò hoặc sự tích hợp giúp loại bỏ bước thủ công khiến quá trình này trở nên khó khăn.
Dịch vụ kiểm tra hệ thống và cứu hộ ERP bắt đầu bằng việc xác định những gì sai trước khi đề xuất những gì cần thay đổi. Tài nguyên về lý do tại sao các dự án ERP không thành công và trang vấn đề về các hệ thống ERP không được sử dụng trình bày chi tiết hơn về các mẫu chẩn đoán.
# Quyết định trông như thế nào
| Tình huống | Con đường có khả năng |
|---|---|
| Hệ thống hầu như đúng; nhân viên tránh một hoặc hai bước đau đớn | Sửa các bước đó; đừng xây dựng lại |
| Dữ liệu bị hỏng đến mức không thể tin cậy được | Dọn dẹp và di chuyển lại trước mọi việc khác |
| Logic quy trình làm việc cốt lõi sai đối với cách doanh nghiệp thực sự vận hành | Xây dựng lại một phần hoặc toàn bộ các mô-đun đó |
| Hệ thống được xây dựng cho một quy trình không còn tồn tại | Quyết định chiến lược: thích ứng hoặc thay thế |
Câu hỏi thường gặp
# Có đáng để giải cứu ERP hay chúng ta nên bắt đầu lại?
Nó phụ thuộc vào những gì thực sự sai. Một hệ thống có kiến trúc hợp lý nhưng UX kém rất đáng được giải cứu. Một hệ thống được xây dựng dựa trên các giả định về quy trình làm việc không chính xác có thể tốn nhiều chi phí để sửa chữa hơn là thay thế một cách có chọn lọc. Kiểm tra hệ thống cung cấp cho bạn câu trả lời trung thực dựa trên bằng chứng chứ không phải dựa trên những gì nhà cung cấp muốn bán cho bạn.
# Lần này làm cách nào để nhân viên thực sự sử dụng hệ thống?
Hãy để họ tham gia vào quá trình thiết kế. Không phải ở các quyết định kỹ thuật mà ở các quyết định về quy trình làm việc. Hỏi họ ma sát ở đâu rồi sửa. Cho họ xem nguyên mẫu trước khi xây dựng chứ không phải sau đó. Các hệ thống được sử dụng là những hệ thống được thiết kế phù hợp với công việc hàng ngày của người dùng.
# Mất bao lâu để bạn có thể biết liệu một hệ thống có được áp dụng hay không?
30 ngày đầu tiên sau khi đưa vào hoạt động là tín hiệu quan trọng nhất. Nếu mức sử dụng không tăng trong khoảng thời gian đó thì hiếm khi khôi phục được nếu không có sự can thiệp. Giải quyết các điểm xung đột trong tháng đầu tiên, không phải trong đợt đánh giá ba tháng.
- Nếu nhóm của bạn đang làm việc xung quanh hệ thống mà bạn đã trả tiền để xây dựng, [WhatsApp chúng tôi](/liên hệ) để có đánh giá trung thực — chúng tôi sẽ cho bạn biết điều gì có thể sửa được và điều gì không trước khi đề xuất bất kỳ điều gì.*