Hệ thống kiểm soát kho hàng tại Vietnam

• Câu trả lời ngắn gọn:* Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho không chỉ hiển thị số lượng hàng tồn kho. Nó sẽ kiểm soát cách hàng hóa vào, di chuyển, rời đi, trả lại và điều chỉnh trước khi con số cuối cùng đạt đến AutoCount hoặc báo cáo quản lý.

Nhiều doanh nghiệp yêu cầu WMS, phần mềm quét mã vạch hoặc kiểm kê khi vấn đề thực sự yếu hơn: hàng tồn kho có thể di chuyển mà không có đủ bằng chứng, quyền sở hữu hoặc phê duyệt.

# Kiểm soát hàng tồn kho bắt đầu trước khi báo cáo

Một báo cáo chứng khoán chỉ đáng tin cậy khi có chuyển động đằng sau nó.

Nếu nhân viên nhận hàng mà không khớp với đơn đặt hàng, chọn trước khi đơn hàng được xác nhận, chuyển kho qua trò chuyện hoặc điều chỉnh số lượng mà không có lý do, số AutoCount cuối cùng có thể trông chính thức trong khi thực tế kho hàng lại khác.

Hệ thống cần kiểm soát chuyển động chứ không chỉ hiển thị sự cân bằng.

# Quy trình công việc cần kiểm soát

# Đang nhận

Việc nhận hàng phải kết nối tài liệu của nhà cung cấp, đơn đặt hàng, số lượng đã nhận, số lượng bị hư hỏng, bằng chứng ảnh, địa điểm và nhân viên đã nhận hàng.

Nếu nhận sai thì mọi báo cáo sau này đều bắt đầu sai.

# Lấy hàng và đóng gói

Việc lấy hàng phải xác nhận mặt hàng, số lượng, địa điểm và tham chiếu đơn hàng trước khi hàng rời khỏi kệ.

Đối với kho hàng có khối lượng lớn, quét mã vạch hoặc QR có thể hữu ích. Đối với các doanh nghiệp có khối lượng thấp hơn, màn hình rõ ràng hơn và quy tắc phê duyệt có thể quan trọng hơn việc quét.

Chuyển nhượng cổ phiếu

Chuyển chi nhánh hoặc kho phải có yêu cầu, phê duyệt, điều động, tình trạng quá cảnh, tiếp nhận xác nhận và xử lý sai lệch.

Tin nhắn WhatsApp là không đủ khi giá trị hàng tồn kho cao.

# Điều chỉnh

Việc điều chỉnh phải khó hơn chuyển động bình thường. Nó phải yêu cầu lý do, sự chấp thuận, sự cho phép của vai trò, ảnh hoặc ghi chú khi cần thiết và một bản kiểm tra.

Nếu việc điều chỉnh quá dễ dàng, hệ thống sẽ che giấu vấn đề tồn kho thực sự.

# Trả lại hàng và hàng bị hư hỏng

Lợi nhuận cần dòng chảy riêng của họ. Một mặt hàng được trả lại có thể được bán lại, bị hư hỏng, đang chờ yêu cầu của nhà cung cấp hoặc đang chờ ghi chú tín dụng.

Đưa tất cả lợi nhuận trở lại cổ phiếu bình thường sẽ tạo ra những sai lầm trong tương lai.

# Nơi AutoCount phù hợp

AutoCount có thể vẫn là hệ thống hồ sơ kế toán và hàng tồn kho.

Lớp kho phải xử lý chuyển động vật lý và chỉ đồng bộ hóa các hồ sơ sạch, được phê duyệt khi cần thiết.

Điểm đồng bộ chung:

• Đã nhận được hàng.
• Chuyển nhượng cổ phiếu hoàn tất.
• Phê duyệt điều chỉnh cổ phiếu.
• Giao hàng đã chọn hoặc hoàn thành.
• Chấp nhận trả lại.
• Đọc số dư tồn kho để biết bảng điều khiển hoặc khả năng hiển thị doanh số.

Để biết kế hoạch tích hợp rộng hơn, hãy đọc lộ trình tích hợp AutoCount trong 90 ngày.

# Xây dựng cái gì đầu tiên

Hãy bắt đầu với hành động tạo ra sự mất mát hoặc bối rối nhiều nhất.

Đừng mua một danh sách kiểm tra WMS lớn trước khi quyết định chuyển động nào cần kiểm soát.

# Result Marketing tìm kiếm điều gì trong quá trình kiểm tra

Trong quá trình kiểm tra quy trình làm việc trong kho, chúng tôi kiểm tra:

• Cách thức tạo ra, nhận, di chuyển, chọn, giao, trả lại và điều chỉnh hàng hóa.
• Bản ghi nào ở dạng AutoCount, Excel, WhatsApp hoặc trên giấy.
• Ai có thể di chuyển hoặc sửa hàng.
• Những phong trào nào cần được phê duyệt.
• Trường nào phải đồng bộ với AutoCount.
• Trường hợp hàng thiếu được phát hiện quá muộn.
• Màn hình nào nhân viên kho có thể sử dụng thực tế.

Đầu ra là phạm vi phiên bản đầu tiên, không phải là danh sách mong muốn khổng lồ.

Câu hỏi thường gặp

# Cái này có giống hệ thống quản lý kho hàng không?

Nó có thể trở thành WMS, nhưng mục tiêu đầu tiên là kiểm soát hàng tồn kho. Chúng tôi xác định các quy tắc di chuyển trước khi quyết định mức độ rộng của hệ thống kho.

# Chúng ta có cần quét mã vạch không?

Không phải lúc nào cũng vậy. Quét mã vạch rất hữu ích khi số lượng mặt hàng, khối lượng di chuyển hoặc rủi ro lỗi cao. Nếu quy trình không rõ ràng, chỉ quét thôi sẽ không khắc phục được.

# Cái này có thể kết nối với AutoCount không?

Đúng. Hệ thống có thể đọc từ AutoCount và đồng bộ hóa lại các bản ghi chứng khoán đã được phê duyệt, tùy thuộc vào cách thiết lập và phương thức kết nối.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu dữ liệu chứng khoán của chúng tôi đã sai?

Sau đó bắt đầu với việc dọn dẹp, mở kiểm soát cân bằng và một quy trình chuyển động mới. Tự động hóa không nên tăng tốc dữ liệu xấu.

• Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi*