Kho AutoCount không khớp với số lượng vật lý? Đây là cách khắc phục quy trình làm việc
# Vấn đề
Bạn chạy số lượng vật lý và các số không khớp với những gì AutoCount hiển thị. Bạn điều chỉnh các số liệu và vài tuần sau khoảng cách lại quay trở lại. Cảm giác như phần mềm bị lỗi.
# Nguyên nhân thực sự
AutoCount thường ghi lại chính xác những gì được nói. Sự không khớp này xuất phát từ quy trình làm việc cung cấp dữ liệu: hàng tồn kho di chuyển trước khi được ghi nhận, nhận hàng không khớp với đơn đặt hàng, chuyển khoản được xử lý trong cuộc trò chuyện và các điều chỉnh được thực hiện mà không có lý do hoặc sự chấp thuận.
Nói cách khác, phương sai được tạo trên sàn kho và chỉ xuất hiện trong AutoCount. Sửa số AutoCount mà không sửa chuyển động chỉ là reset đồng hồ mà thôi.
# Giải pháp, từng bước một
- Dừng điều chỉnh trước. Mỗi lần điều chỉnh im lặng sẽ ẩn giấu nguyên nhân. Yêu cầu lý do và sự chấp thuận cho mỗi lần điều chỉnh hàng tồn kho để các mô hình trở nên rõ ràng.
- Việc nhận hàng khớp với đơn đặt hàng. Hàng hóa nhận được phải được kiểm tra dựa trên đơn đặt hàng và tài liệu của nhà cung cấp trước khi số lượng được xác nhận.
- Ghi lại chuyển động tại thời điểm nó xảy ra. Việc lấy hàng, đóng gói và vận chuyển phải được ghi lại khi hàng hóa di chuyển về mặt vật lý - không được nhập vào bộ nhớ sau này.
- Cung cấp dấu vết kiểm tra cho quá trình chuyển giao. Chuyển động từ chi nhánh này sang chi nhánh khác và giá này sang giá khác cần có nguồn, đích và xác nhận — không phải thông báo WhatsApp.
- Đặt đường cơ sở rõ ràng, sau đó kiểm soát nó. Thực hiện một đợt kiểm kê được kiểm soát để thiết lập điểm bắt đầu đáng tin cậy, sau đó bảo vệ điểm đó bằng quy trình làm việc ở trên.
- Cung cấp cho AutoCount kết quả sạch. Sau khi kiểm soát chuyển động, kết nối quy trình làm việc với AutoCount để hồ sơ kế toán tự động phản ánh thực tế.
# Cách chúng tôi trợ giúp
Đây chính xác là mục đích của hệ thống kho hàng và kho hàng tùy chỉnh: làm cho mỗi chuyển động có thể theo dõi được, sau đó đồng bộ hóa kết quả với AutoCount. Nếu bạn muốn điều tra trước, danh sách kiểm tra hàng bị thiếu của chúng tôi sẽ xem xét từng điểm rò rỉ.
Câu hỏi thường gặp
# Đây có phải là sự cố AutoCount không?
Thường thì không. AutoCount thường ghi lại kết quả một cách chính xác. Sự khác biệt được tạo ra trong quy trình làm việc của kho trước khi hạch toán.
# Chúng ta có nên lấy hàng trước không?
Có - nhưng hãy coi đó là điều cơ bản chứ không phải là cách khắc phục. Nếu không kiểm soát quy trình làm việc, khoảng cách sẽ quay trở lại.
# Quy trình làm việc có thể kết nối với AutoCount không?
Đúng. Hệ thống vận hành có thể đồng bộ hóa các chuyển động của kho sạch vào AutoCount khi cần.
- Kiểm tra quy trình làm việc trong kho của tôi*