Tự động nhập dữ liệu thủ công tại Vietnam
- Câu trả lời ngắn:* Tự động nhập dữ liệu thủ công sẽ loại bỏ các lần nhấn phím trùng lặp giữa các hệ thống. Điều này có giá trị nhất khi nhân viên sao chép dữ liệu từ thương mại điện tử, Excel, WhatsApp, PDF, email, hồ sơ kho hàng hoặc CRM vào AutoCount hoặc hệ thống lõi khác.
# Việc nhập dữ liệu thủ công thường tốn bao nhiêu tiền
Việc nhập thủ công có vẻ rẻ tiền vì nó được giấu bên trong tiền lương. Nhưng chi phí xuất hiện như sau:
- Số lượng nhân viên quản trị bổ sung
- Nhập sai số lượng, mã hàng, giá
- Hóa đơn trễ và thanh toán chậm
- Cổ phiếu được cập nhật sau phong trào thực sự
- Dọn dẹp cuối tháng
- Chủ sở hữu chờ báo cáo vì dữ liệu chưa sẵn sàng
Bài tập đầu tiên hữu ích nhất rất đơn giản: đếm số lần cùng một dữ liệu được nhập hai lần trong một tuần.
# Những gì cần được tự động hóa
Đừng tự động hóa mọi bước của con người. Một số kiểm tra của con người là kiểm soát cần thiết. Tự động hóa chuyển động lặp đi lặp lại xung quanh những lần kiểm tra đó.
Mục tiêu tự động hóa tốt:
- Chuyển dữ liệu đơn hàng từ kênh bán hàng sang kế toán
- Phê duyệt yêu cầu mua hàng trở thành đơn đặt hàng
- Hoàn thành giao hàng kích hoạt sự sẵn sàng thanh toán
- Hóa đơn của nhà cung cấp đang được xếp hàng xem xét
- Chuyển kho cập nhật đúng địa điểm
- Đồng bộ hóa chi tiết khách hàng giữa CRM và tài khoản
- Báo cáo kéo từ hệ thống nguồn tự động
Đối với các doanh nghiệp sử dụng nhiều AutoCount, hãy bắt đầu với nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount và dừng nhập lại dữ liệu vào AutoCount.
# Con đường tự động hóa thực tế
- Liệt kê các điểm gõ lại. Tìm nơi nhập cùng một dữ liệu hai lần.
- Đo khối lượng. Tài liệu mỗi ngày và số phút mỗi tài liệu.
- Xác định nguồn. Quyết định dữ liệu sẽ bắt nguồn từ đâu.
- Giữ các bước kiểm soát. Việc phê duyệt và đánh giá ngoại lệ có thể vẫn là con người.
- Tự động chuyển dữ liệu. Sử dụng các công cụ tích hợp API, quy tắc nhập, xử lý tài liệu hoặc quy trình công việc.
- Theo dõi các trường hợp ngoại lệ. Các hồ sơ không đạt hoặc có vấn đề phải được hiển thị.
- Đo số giờ đã lưu. Sử dụng kết quả để chọn quy trình làm việc tiếp theo.
Bạn có thể ước tính phần tiền bằng cách sử dụng công cụ tính ROI thủ công.
# Ví dụ về tự động hóa
| Bước thủ công | Phiên bản tự động |
|---|---|
| Thứ tự thương mại điện tử chính vào AutoCount | Đơn đặt hàng nền tảng tạo đơn đặt hàng được kiểm soát |
| Sao chép phê duyệt PO từ WhatsApp | Quy trình phê duyệt đăng PO đã được phê duyệt |
| Nhập dữ liệu hóa đơn từ PDF | AI trích xuất dữ liệu để con người đánh giá |
| Cập nhật tồn kho từ bảng kho | Kho hành động bài phong trào chứng khoán |
| Xây dựng lại báo cáo chủ sở hữu hàng tháng | Làm mới bảng điều khiển từ dữ liệu nguồn |
Câu hỏi thường gặp
# Liệu tự động hóa có thay thế được nhân viên quản trị?
Mục đích là loại bỏ việc gõ lặp lại chứ không phải loại bỏ sự phán xét. Nhân viên quản trị thường chuyển từ khóa hồ sơ sang kiểm tra các trường hợp ngoại lệ và giữ dữ liệu sạch sẽ.
# Cái này có thể hoạt động với AutoCount không?
Đúng. AutoCount có thể vẫn là hệ thống kế toán trong khi tự động hóa xử lý các bước hoạt động xung quanh nó.
# Chúng ta nên bắt đầu từ đâu?
Bắt đầu với thời điểm gõ lại có số lượng lớn nhất có thể gây ra lỗi hoặc chậm trễ. Một quy trình làm việc tập trung sẽ tốt hơn một dự án tự động hóa rộng rãi với các quy tắc không rõ ràng.
- Bản đồ mục nhập thủ công của tôi*