Đếm chu kỳ so với lượng hàng tồn kho hàng năm
Việc kiểm kê hàng năm là một nghi thức quen thuộc: đóng cửa kho, đếm mọi thứ, điều chỉnh những khác biệt, điều chỉnh và tiếp tục. Nó xác nhận mức độ chính xác của hồ sơ hàng tồn kho của bạn - hay nói đúng hơn là chúng không chính xác đến mức nào trong 12 tháng qua.
Đếm chu kỳ là một cách tiếp cận khác: đếm một phần hàng tồn kho theo lịch trình thường xuyên, sao cho mỗi mặt hàng được tính nhiều lần trong năm mà không bao giờ ngừng hoạt động.
Cả hai đều có một nơi. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào quy mô hoạt động, tỷ lệ lỗi và số tiền bạn có thể khám phá vào cuối năm.
Sự khác biệt cốt lõi
| Lấy cổ phiếu hàng năm | Đếm chu kỳ | |
|---|---|---|
| Tần số | Một lần mỗi năm (hoặc mỗi nửa năm) | Liên tục — một tập hợp con được tính hàng ngày hoặc hàng tuần |
| Gián đoạn hoạt động | Cao — dừng kho | Tối thiểu — việc đếm diễn ra xung quanh các hoạt động bình thường |
| Tốc độ phát hiện lỗi | Chậm — vấn đề xuất hiện 12 tháng sau | Nhanh — sự khác biệt được phát hiện trong vòng vài ngày hoặc vài tuần |
| Độ chính xác tại điểm đếm | Ảnh chụp một khoảnh khắc | Chạy chính xác trong suốt cả năm |
| Yêu cầu nhân viên | Tất cả chung tay trong 1–3 ngày | 1–2 quầy chuyên dụng hàng ngày |
| Thích hợp cho | Hoạt động nhỏ hơn, tuân thủ cuối năm | Kho từ trung bình đến lớn với khối lượng giao dịch cao |
# Khi lượng hàng tồn kho hàng năm đã đủ
Đối với các hoạt động nhỏ - ít hơn 500 SKU đang hoạt động, khối lượng giao dịch vừa phải và một nhóm nhỏ - lượng hàng tồn kho hàng năm thường là đủ. Sự gián đoạn hoạt động có thể quản lý được và sự khác biệt thường đủ nhỏ để không ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động giữa các lần đếm.
Đó cũng là điều mà hầu hết các kiểm toán viên và ngân hàng muốn thấy: số lượng tài sản được xác minh chính thức, có ghi ngày tháng. Chương trình đếm chu kỳ có thể đáp ứng điều này nếu được ghi chép chính xác, nhưng việc đếm hàng năm sẽ đơn giản hơn để trình bày.
# Khi tính chu kỳ mang lại nhiều giá trị hơn
Khi hoạt động phát triển, lượng hàng tồn kho hàng năm bắt đầu bị phá vỡ:
- Quá nhiều SKU để đếm chính xác trong một phiên — sự mệt mỏi và vội vã tạo ra lỗi đếm trong chính việc đếm
- Hoạt động không thể dừng — chi phí đóng cửa trong 2 ngày sẽ cao hơn mức chênh lệch mà nó tìm thấy
- Sự khác biệt là thường xuyên — nếu sự khác biệt xuất hiện hàng năm trên cùng một mặt hàng thì việc đếm một lần mỗi năm là quá hiếm để xác định và khắc phục nguyên nhân gốc rễ
- Vòng quay hàng tồn kho cao — các mặt hàng luân chuyển nhanh có thể quay vòng 50 lần trong một năm; đếm chúng một lần sẽ cho bạn hầu như không có thông tin về nơi xảy ra tổn thất
Việc đếm chu kỳ giải quyết tất cả những vấn đề này bằng cách biến việc đếm trở thành một hoạt động bình thường hàng ngày thay vì một sự kiện gây rối.
# Cách triển khai chương trình đếm chu kỳ cơ bản
-
Phân đoạn khoảng không quảng cáo của bạn theo rủi ro. Phân tích ABC là phương pháp tiêu chuẩn: Các mặt hàng A (giá trị cao hoặc tốc độ cao) được tính hàng tháng, các mặt hàng B hàng quý, các mặt hàng C hàng năm. Điều này tập trung nỗ lực vào những việc quan trọng.
-
Chỉ định mục tiêu đếm hàng ngày. Đối với một nhà kho có 1.000 SKU sử dụng phân đoạn ABC, 10–15 mặt hàng mỗi ngày sẽ giúp kiểm kê toàn bộ hàng tồn kho loại A hàng tháng mà không bị gián đoạn.
-
Sử dụng danh sách kiểm tra hàng tồn kho bị thiếu làm điểm bắt đầu. Các mặt hàng có lịch sử sai lệch phải được nâng lên hạng A bất kể giá trị của chúng.
-
Ghi lại những khác biệt trước khi điều chỉnh. Việc đếm chu kỳ sẽ không hữu ích nếu mọi sai lệch được điều chỉnh ngay lập tức mà không cần điều tra. Ghi lại sự khác biệt, điều tra nguyên nhân có thể xảy ra, sau đó điều chỉnh bằng tài liệu.
-
Theo dõi các xu hướng sai lệch, không chỉ các sự kiện sai lệch. Sự khác biệt về số lượng duy nhất là nhiễu. SKU tương tự hiển thị phương sai trong ba lần đếm liên tiếp là một tín hiệu.
# Yêu cầu hệ thống
Việc đếm chu kỳ thủ công trên bảng nhớ tạm hoạt động ở quy mô nhỏ nhưng không thể quản lý được trên 500 SKU. Một hệ thống kho và hàng tồn kho thích hợp sẽ hỗ trợ tính chu kỳ bằng cách tạo danh sách đếm hàng ngày, ghi lại kết quả đếm theo số lượng hệ thống, gắn cờ các chênh lệch để điều tra và theo dõi lịch sử đếm theo SKU và vị trí.
Điều này cung cấp cho bạn dữ liệu xu hướng giúp việc đếm chu kỳ trở nên hữu ích — không chỉ kết quả đếm mà còn cả mẫu của nhiều lần đếm theo thời gian.
# Điều mà hầu hết các doanh nghiệp thực sự cần
Trong thực tế, nhiều nhà kho ở Vietnam sẽ được hưởng lợi từ sự kết hợp: số lượng chính thức hàng năm cho việc tuân thủ và báo cáo tài chính, kết hợp với số lượng chu kỳ hàng tháng đối với các mặt hàng loại A. Điều này mang lại cho bạn nhu cầu tài chính về tài liệu kiểm toán và nhu cầu vận hành có độ chính xác trong hoạt động mà không có sự lựa chọn sai lầm giữa cái này hay cái kia.
Câu hỏi thường gặp
# Chúng ta có thể đếm chu kỳ mà không cần hệ thống quản lý kho không?
Có, nhưng giá trị giảm nhanh chóng trên 300–400 SKU. Chương trình đếm chu kỳ dựa trên bảng tính hoạt động cho các hoạt động nhỏ hơn. Trên quy mô đó, thời gian dành cho việc quản lý lịch đếm và theo dõi xu hướng theo cách thủ công thường vượt quá chi phí của một hệ thống tự động hóa nó.
# Làm cách nào để xử lý các mục di chuyển thường xuyên trong quá trình đếm?
Để đếm chu kỳ, hãy đếm các vật phẩm trong khoảng thời gian yên tĩnh nhất cho vật phẩm đó - chẳng hạn như sáng sớm đối với các vật phẩm di chuyển nhiều vào buổi chiều. Hệ thống của bạn sẽ có thể hiển thị cho bạn những mặt hàng nào không có chuyển động trong 4 giờ qua, giúp bạn có thể đếm chúng một cách an toàn mà không bị đóng băng.
# Kiểm toán viên có chấp nhận hồ sơ đếm chu kỳ thay vì số liệu hàng năm không?
Hầu hết các kiểm toán viên sẽ chấp nhận chương trình đếm chu kỳ được ghi chép đầy đủ làm bằng chứng kiểm soát hàng tồn kho, đặc biệt nếu nó bao gồm tất cả các mặt hàng ít nhất một lần mỗi năm. Xác nhận các yêu cầu của kiểm toán viên trước khi chuyển hoàn toàn từ số liệu hàng năm vì các ưu tiên khác nhau.
- Bạn muốn biết phương pháp đếm nào phù hợp với hoạt động của bạn? Đặt lịch kiểm tra hệ thống*