Báo cáo quản lý không hữu ích? Tại sao các doanh nghiệp bận rộn lại thiếu tầm nhìn
Công việc kinh doanh của bạn có thể cảm thấy bận rộn.
Nhưng hình ảnh vẫn có thể không rõ ràng.
Doanh số bán hàng có thể tăng lên.
Kho có thể bận rộn.
Tài khoản có thể đăng hóa đơn.
Báo cáo có thể đến đúng thời gian.
Tuy nhiên, chủ sở hữu có thể không biết tại sao tiền mặt lại eo hẹp, tại sao tỷ suất lợi nhuận yếu hoặc áp lực bắt đầu từ đâu.
Điều này thường là do các báo cáo hiển thị tổng số.
Chúng không hiển thị trình điều khiển, chủ sở hữu hoặc bước tiếp theo.
# Một ví dụ về kinh doanh buôn bán bận rộn
Lấy một công ty thương mại hoặc phân phối.
Bán hàng cho biết doanh số bán hàng đang tăng lên.
Nhà kho cho biết các đơn đặt hàng đang được chuyển đi.
Tài khoản cho biết hóa đơn đã được đăng.
Nhưng tiền mặt vẫn còn eo hẹp.
Ông chủ hỏi tại sao.
Các báo cáo bình thường cho thấy điều này:
- doanh số bán hàng tăng lên
- số lượng hóa đơn tăng lên
- giá trị cổ phiếu có vẻ ổn
- danh sách người mắc nợ dài hơn
Những con số đó có thể đúng.
Nhưng họ có thể bỏ lỡ những trình điều khiển thực sự:
- quá nhiều đơn hàng được giảm giá
- Hàng đã gửi nhưng chưa có hóa đơn
- cổ phiếu chậm đang buộc tiền mặt
- Nợ quá hạn tăng nhanh hơn tiền thu được
- Cổ phiếu chi nhánh không ở nơi có nhu cầu
Các báo cáo không phải lúc nào cũng sai.
Họ chỉ không giải thích đủ.
# Hoạt động không hiển thị
Một công việc kinh doanh bận rộn tạo ra nhiều tín hiệu.
Có đơn đặt hàng.
Có hóa đơn.
Có phiếu giao hàng.
Có thanh toán.
Có những động thái chứng khoán.
Có tin nhắn, phê duyệt và theo dõi.
Nhưng hoạt động không giống như một cái nhìn rõ ràng.
Doanh thu cao không phải lúc nào cũng có nghĩa là lợi nhuận tốt.
Một nhà kho bận rộn không phải lúc nào cũng có nghĩa là hàng tồn kho đang được kiểm soát.
Nhiều hóa đơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là tiền mặt an toàn.
Một báo cáo hữu ích chỉ ra nguyên nhân có thể gây ra áp lực.
# Báo cáo bình thường hiển thị tổng số, không phải trình điều khiển
Nhiều báo cáo hiển thị tổng số:
- tổng doanh số bán hàng
- tổng số lần mua hàng
- Tổng giá trị hàng tồn kho
- tổng hóa đơn
- tổng số người mắc nợ
- tổng chi phí
Những con số này quan trọng.
Nhưng họ có thể không cho chủ sở hữu biết phải làm gì tiếp theo.
Tổng cộng cho bạn biết điều gì đã xảy ra.
Một trình điều khiển cho bạn biết những gì cần theo dõi.
# Báo cáo giải thích trông như thế nào
| Báo cáo nói | Chủ hỏi | Phân tích hữu ích | Bước tiếp theo |
|---|---|---|---|
| doanh số bán hàng tăng | bán hàng nào kiếm được tiền? | lợi nhuận theo đơn hàng, sản phẩm, khách hàng, nhân viên bán hàng | kiểm tra giảm giá hoặc giá |
| tiền mặt đang eo hẹp | nắm giữ tiền mặt là gì? | nợ quá hạn, tồn kho chậm, PO mở, giao hàng không có hóa đơn | đuổi theo tiền mặt hay mua chậm |
| kho đang bận | bước nào bị kẹt? | chọn hàng tồn đọng, chờ giao hàng, trả lại, chuyển chi nhánh | xóa khối |
| giá trị cổ phiếu cao | cổ phiếu nào hữu ích? | hàng nhanh, hàng chậm, hàng hư hỏng, hàng chi nhánh | giảm bớt hoặc chuyển nhầm hàng |
| tài khoản đang bận | công việc gì đang chờ đợi? | DO chưa được lập hóa đơn, GRN chưa khớp, thiếu phê duyệt | sửa chữa bàn giao trước cuối tháng |
Đây là khoảng cách.
Một báo cáo cho thấy con số.
Một lời giải thích cho thấy những gì cần kiểm tra.
Nếu vấn đề của bạn là các báo cáo không khớp với nhau, hãy đọc tại sao báo cáo bán hàng, chứng khoán và kế toán không khớp.
# Ký quỹ sớm chỉ hữu ích khi các quy tắc rõ ràng
Chủ sở hữu thường muốn có lợi nhuận trước cuối tháng.
Điều đó có ý nghĩa.
Nhưng lợi nhuận ban đầu có thể chỉ là ước tính.
Chi phí có thể chưa phải là cuối cùng.
Vận chuyển hàng hóa có thể không được đăng.
Giảm giá có thể không được bao gồm.
Giá cổ phiếu vẫn có thể thay đổi.
Vì vậy, báo cáo phải nói rõ mức lợi nhuận mà nó thể hiện.
Đây có phải là mức ký quỹ ước tính?
Đó có phải là số tiền ký quỹ được lập hóa đơn không?
Đó có phải là lợi nhuận sau khi vận chuyển hàng hóa và giảm giá?
Nếu điều này không rõ ràng, báo cáo có thể trông có vẻ chắc chắn nhưng vẫn sai.
Để biết quy trình làm việc ký quỹ, hãy xem ký quỹ trên mỗi đơn hàng.
# Vấn đề về thời gian nhưng không phải là vấn đề duy nhất
Nếu báo cáo chỉ rõ ràng sau cuối tháng thì chủ sở hữu không thể hành động kịp thời.
Vấn đề đó được đề cập trong tại sao báo cáo cuối tháng lại quá muộn đối với chủ sở hữu.
Bài viết này nói về một vấn đề khác.
Báo cáo có thể đã sẵn sàng.
Nhưng nó vẫn có thể không giải thích được việc kinh doanh.
# Báo cáo AI cần có quy tắc rõ ràng
AI có thể tổng hợp hoạt động.
Nó có thể gắn cờ các mẫu kỳ lạ.
Nó có thể biến nhiều cập nhật thành một báo cáo rõ ràng hơn.
Nhưng AI không thể chọn quy tắc kinh doanh của bạn.
Nó không thể sửa dữ liệu quy trình làm việc bị thiếu.
Nếu trạng thái giao hàng, biến động hàng tồn kho, quy tắc ký quỹ hoặc theo dõi con nợ không rõ ràng, AI sẽ tổng hợp dữ liệu không rõ ràng.
Đó là lý do tại sao báo cáo quản lý AI hoạt động hiệu quả nhất khi nguồn dữ liệu và quy tắc báo cáo đã đáng tin cậy.
# Sửa dữ liệu trước khi yêu cầu thêm báo cáo
Đôi khi báo cáo yếu là do dữ liệu nguồn yếu.
Dữ liệu có thể bị trễ.
Cùng một khách hàng có thể xuất hiện hai lần.
Biến động cổ phiếu có thể được thay đổi sau này.
Doanh số bán hàng có thể nằm trong Excel.
Tài khoản có thể nằm trong AutoCount.
Dữ liệu tốt phải chính xác, đầy đủ, nhất quán, kịp thời và phù hợp với công việc.
Nếu nguồn yếu, một báo cáo đẹp hơn sẽ chỉ thể hiện rõ hơn những điểm yếu.
Sử dụng hướng dẫn sửa dữ liệu trước bảng thông tin nếu nhóm không tin tưởng vào các con số.
# Bài tập chẩn đoán đầu tiên
Đừng bắt đầu bằng cách yêu cầu thêm trang tổng quan.
Bắt đầu với một áp lực.
Ví dụ:
- tiền mặt đang eo hẹp
- biên độ không rõ ràng
- giao hàng trễ
- Hàng có nhiều nhưng không có sẵn
- tài khoản đang bận nhưng thanh toán chậm
Sau đó theo dõi 10 đơn đặt hàng gần đây.
Hỏi:
- áp lực bắt đầu từ đâu?
- báo cáo nào cho thấy điều đó?
- báo cáo nào đã bỏ lỡ nó?
- ai là người sở hữu bước tiếp theo?
- con số nào sẽ hiển thị nó sớm hơn?
Điều này thường cho thấy vấn đề thực sự.
Có thể đó là báo cáo.
Nó có thể là quy trình làm việc.
Nó có thể là dữ liệu nguồn.
Nó có thể là quyền sở hữu.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao báo cáo quản lý của tôi không hữu ích?
Thường là vì chúng hiển thị tổng số nhưng không hiển thị động cơ đằng sau những tổng đó.
# Trước tiên tôi có cần trang tổng quan hoặc dữ liệu nguồn tốt hơn không?
Nếu nhóm không tin tưởng vào các con số, trước tiên hãy sửa dữ liệu nguồn.
Nếu dữ liệu đáng tin cậy nhưng bị phân tán thì bảng thông tin có thể hữu ích.
# Báo cáo của chủ sở hữu nên giải thích điều gì ngoài tổng doanh số bán hàng?
Nó phải giải thích tỷ suất lợi nhuận, áp lực tiền mặt, biến động hàng tồn kho, tình trạng giao hàng, công việc quá hạn và ai là người thực hiện bước tiếp theo.
Nếu doanh nghiệp của bạn cảm thấy bận rộn nhưng các báo cáo không giải thích lý do, hãy bắt đầu với một áp lực.
Truy tìm tài xế.
Sau đó xây dựng báo cáo xoay quanh quyết định mà chủ sở hữu cần đưa ra.
Bạn cũng có thể xem lại năm con số mà chủ sở hữu SME nên xem hàng ngày, kiểm tra khả năng hiển thị dòng tiền hoặc bắt đầu bằng [kiểm toán hệ thống](/kiểm toán hệ thống).