Chi phí tiềm ẩn của việc nhập dữ liệu kép

Nhập dữ liệu kép là quá trình nhập cùng một thông tin vào hai hoặc nhiều hệ thống. Đơn đặt hàng được nhập vào nền tảng thương mại điện tử, sau đó nhập lại vào AutoCount. Đơn đặt hàng được tạo trong bảng tính, sau đó được nhập lại dưới dạng hóa đơn bên nợ. Địa chỉ giao hàng được sao chép từ WhatsApp sang biểu mẫu hậu cần.

Mỗi trong số này trông giống như một nhiệm vụ nhỏ. Cái giá phải trả nằm ở khối lượng, sai sót và thời gian của nhân viên cộng lại vô hình mỗi ngày.

# Tính chi phí nhân công

Bài tập rất đơn giản:

1. Xác định mọi quy trình trong doanh nghiệp của bạn nơi thông tin được nhập nhiều lần
2. Ước tính thời gian mỗi lần nhập (bao gồm tra cứu nguồn gốc, không chỉ đánh máy)
3. Nhân với số lượng mục nhập mỗi ngày hoặc tuần
4. Nhân với chi phí lao động theo giờ của bạn

Một ví dụ thực tế cho một công ty thương mại:

Với mức 20 RM mỗi giờ (tỷ lệ quản trị thận trọng), tức là 110 RM mỗi tuần, hoặc khoảng 5.700 RM mỗi năm - chỉ tính riêng chi phí lao động, đối với một người quản trị, không tính lỗi.

Nếu bạn có hai hoặc ba nhân viên quản trị làm công việc này thì con số sẽ nhân lên tương ứng. [Máy tính ROI](/roi-máy tính) có thể giúp bạn chạy các con số của riêng mình.

# Chi phí lỗi khó thấy hơn

Chi phí lao động chỉ là một phần của bức tranh. Mỗi lần nhập lại thủ công đều có tỷ lệ lỗi. Lỗi chuyển vị (nhập 1.200 thay vì 2.100), lỗi sao chép (nhầm mã khách hàng) và lỗi thiếu sót (thiếu trường) đều tạo ra các vấn đề về sau:

• Lỗi hóa đơn yêu cầu ghi chú tín dụng và phát hành lại
• Giao hàng sai địa chỉ yêu cầu giao hàng lần thứ hai
• Biến động hàng tồn kho không khớp đơn hàng gây ra công việc đối chiếu
• Khiếu nại của khách hàng khi chi tiết không khớp với những gì đã thỏa thuận

Mỗi lần khắc phục lỗi sẽ tốn thời gian khó đo lường hơn nhưng thường gấp 3–10 lần thời gian giải quyết ban đầu.

# Tại sao điều này vẫn tồn tại ngay cả khi mọi người biết về nó

Mẫu nhập dữ liệu thủ công vào AutoCount vẫn tồn tại vì một số lý do đáng được đặt tên một cách trung thực:

• "Chỉ mất vài phút."* Đúng cho mỗi trường hợp. Nói chung là không đúng sự thật. Nhiệm vụ cá nhân cảm thấy không đáng kể; chi phí hệ thống thì không.

• "Các hệ thống khác nhau — chúng không thể giao tiếp với nhau."* Thường sai. Hầu hết các hệ thống hiện đại đều có API hoặc định dạng xuất dữ liệu. Tích hợp là một vấn đề kỹ thuật có thể giải quyết được đối với hầu hết các kết hợp hệ thống phổ biến.

• "Chúng tôi phải làm sạch dữ liệu trước."* Thường đúng và thường là rào cản hợp pháp. Nhưng dọn dẹp dữ liệu là một dự án hữu hạn. Nhập lại thủ công là chi phí vận hành không xác định.

• "Chúng tôi luôn làm theo cách này."* Không phải một lý do mà là một lời giải thích phổ biến. Các quy trình được thiết kế khi khối lượng thấp sẽ trở nên đắt đỏ khi khối lượng tăng lên.

# Tích hợp hệ thống thực sự giải quyết được vấn đề gì

Tích hợp hệ thống API kết nối trực tiếp hệ thống nguồn (nơi dữ liệu được tạo) với hệ thống đích (nơi dữ liệu cần xuất hiện). Sự tích hợp:

• Di chuyển dữ liệu tự động khi xảy ra kích hoạt xác định (đặt hàng mới, phê duyệt PO, xác nhận thanh toán)
• Áp dụng quy tắc chuyển đổi (ví dụ chuyển đổi mã sản phẩm thương mại điện tử sang mã mặt hàng AutoCount)
• Ghi lại lỗi để xem xét thay vì âm thầm thất bại
• Loại bỏ hoàn toàn bước nhập lại thủ công cho các quy trình được bảo hiểm

Nó không yêu cầu thay thế cả hai hệ thống - nó kết nối chúng. Ví dụ: AutoCount có thể nhận dữ liệu từ nền tảng thương mại điện tử, CRM, hệ thống hậu cần và các công cụ quản lý đơn hàng tùy chỉnh thông qua API của nó.

# Khi nào cần ưu tiên tích hợp

Không phải mọi quy trình nhập kép đều đáng được tự động hóa ngay lập tức. Khung ưu tiên sơ bộ:

1. Khối lượng lớn, độ phức tạp thấp — cùng một dữ liệu, cùng định dạng, được di chuyển giữa các hệ thống. Giá trị tự động hóa cao nhất.
2. Tác động do lỗi cao — các quy trình trong đó lỗi gây ra chi phí đáng kể hoặc gây thiệt hại cho khách hàng. Đáng để tự động hóa ngay cả ở mức âm lượng thấp hơn.
3. Khối lượng thấp, độ biến động cao — ngoại lệ, đơn hàng bất thường, mặt hàng phức tạp. Thường xử lý thủ công tốt hơn cho đến khi mẫu ổn định.

Bắt đầu với quy trình tiêu tốn nhiều thời gian nhất hoặc tạo ra nhiều lỗi nhất. Sửa cái đó đi. Sau đó nhìn vào phần tiếp theo.

Câu hỏi thường gặp

# Làm sao chúng ta biết liệu hai hệ thống có thể được tích hợp hay không?

Hầu hết các hệ thống dựa trên đám mây hiện đại đều có API hoặc khả năng xuất dữ liệu hỗ trợ tích hợp. Các hệ thống máy tính để bàn cũ hoặc cũ hơn (bao gồm một số phiên bản AutoCount) yêu cầu các cách tiếp cận khác nhau. Quá trình đánh giá kỹ thuật mất 1–2 giờ và sẽ cho bạn biết chắc chắn những gì có thể thực hiện được.

# Việc tích hợp có rẻ hơn việc thuê thêm người quản trị không?

Đối với hầu hết các mức khối lượng trên 20–30 giao dịch mỗi ngày, việc tích hợp sẽ rẻ hơn trong khoảng thời gian 2–3 năm. Dưới khối lượng đó, việc tính toán sẽ gần hơn và phụ thuộc vào độ phức tạp. Công cụ tính ROI có thể giúp bạn lập mô hình cho tình huống cụ thể của mình.

# Điều gì xảy ra nếu quá trình tích hợp bị hỏng hoặc hệ thống nguồn thay đổi?

Hệ thống tích hợp yêu cầu bảo trì, đặc biệt khi hệ thống nguồn cập nhật API của chúng. Sự tích hợp được xây dựng tốt bao gồm tính năng giám sát lỗi để cảnh báo khi dữ liệu không truyền được và sắp xếp hỗ trợ bao gồm các bản cập nhật khi hệ thống được kết nối thay đổi.

• Bạn muốn tính toán chi phí thực sự mà việc nhập lại thủ công gây ra cho doanh nghiệp của bạn? Sử dụng Công cụ tính ROI hoặc đặt lịch kiểm tra hệ thống.*