Tự động hóa đơn đặt hàng cho các công ty thương mại

Các công ty thương mại ở Vietnam dành nhiều thời gian để tạo, theo đuổi và nhập lại các đơn đặt hàng. Bản sửa lỗi là một quy trình làm việc PO có cấu trúc kết nối các yêu cầu với phê duyệt với AutoCount mà không cần bất kỳ ai nhập lại dữ liệu.

# Tại sao các công ty giao dịch lại gặp khó khăn hơn hầu hết

Một doanh nghiệp thương mại mua từ nhiều nhà cung cấp và bán cho nhiều khách hàng - đôi khi với lợi nhuận thấp và thời gian giao hàng ngắn. Mỗi sự chậm trễ trong việc mua sắm đều có thể gây thiệt hại cho việc bán hàng hoặc ràng buộc lượng tiền mặt trong kho đến quá sớm.

Các điểm ma sát chung:

• PO gõ Excel, gửi email cho nhà cung cấp, sau đó nhập lại AutoCount theo tài chính
• Quá trình phê duyệt diễn ra trên WhatsApp mà không có hồ sơ về người đã đồng ý
• Không hiển thị những gì đã được đặt hàng, đã nhận hoặc vẫn còn tồn đọng
• Hàng được đặt hàng lại mà không kiểm tra những gì đã có trong đơn hàng

Đây không phải là lỗi quá trình. Chúng là những lỗ hổng hệ thống.

# Tự động hóa đơn đặt hàng thực sự làm được gì

Một hệ thống PO thích hợp sẽ xử lý toàn bộ chu trình:

Lợi ích không chỉ ở tốc độ. Bạn nhận được dữ liệu: bạn đã đặt hàng gì, từ ai, ở mức giá nào, thời điểm giao hàng và ai đã phê duyệt nó.

# Điều này trông như thế nào đối với một công ty thương mại

Các công ty thương mại trong lĩnh vực nhựa, phụ tùng ô tô hoặc giấy thường giao dịch với hàng chục SKU từ nhiều nhà cung cấp. Hệ thống mua sắm được xây dựng cho môi trường này cho phép bạn:

• Đặt kích hoạt sắp xếp lại dựa trên mức tồn kho
• So sánh giá nhà cung cấp trong lịch sử trước khi tăng PO
• Phê duyệt lộ trình theo ngưỡng giá trị (ví dụ: trên 10.000 RM cần có giám đốc)
• Nhận hàng từng đợt và theo dõi những gì còn tồn đọng
• Đồng bộ hóa GRN đã hoàn thành với AutoCount để các tài khoản luôn cập nhật

Để có cái nhìn sâu hơn về cách xóa mục nhập AutoCount thủ công, hãy xem cách giảm mục nhập PO thủ công vào AutoCount.

# Điểm tích hợp AutoCount

Hầu hết các công ty thương mại Vietnam đều chạy AutoCount cho tài khoản. Hệ thống mua sắm không thay thế AutoCount - nó cung cấp thông tin một cách rõ ràng. Nhóm của chúng tôi bao gồm Wei Yot, người trước đây đã làm việc tại AutoCount, vì vậy việc tích hợp được xây dựng dựa trên sự hiểu biết chính xác về cách AutoCount xử lý các giao dịch mua hàng chứ không phải lệnh gọi API chung chung.

Kết quả: bộ phận tài chính không còn nhập lại hóa đơn của nhà cung cấp nữa. Dữ liệu truyền từ PO đến GRN tới hóa đơn nhà cung cấp trong AutoCount mà không bị trùng lặp.

Khám phá phạm vi đầy đủ của các dịch vụ tự động hóa mua sắm và PO hoặc hiểu các tùy chọn tích hợp AutoCount rộng hơn.

# Những thay đổi trên thực địa

Nhóm vận hành tăng PO trên một biểu mẫu. Người phê duyệt nhận được thông báo, xem xét trên điện thoại của họ và nhấp vào phê duyệt. Các nhà cung cấp có thể nhận được bản PDF tự động. Kho xác nhận đã nhận hàng. Bộ phận tài chính nhận thấy trách nhiệm pháp lý ở AutoCount trong cùng ngày.

Không có chủ đề WhatsApp nào để cuộn. Không có sự nhầm lẫn phiên bản bảng tính. Không tồn đọng dữ liệu cuối tháng.

Câu hỏi thường gặp

# Thiết lập tự động hóa PO cho một công ty thương mại mất bao lâu?

Một mô-đun mua sắm tập trung thường mất 6–10 tuần tùy thuộc vào số cấp phê duyệt, loại nhà cung cấp và mức độ cần tích hợp với AutoCount. Việc kiểm tra hệ thống trước tiên sẽ giúp xác định phạm vi chính xác.

# Chúng tôi có cần thay thế AutoCount để tự động hóa PO của mình không?

Không. AutoCount vẫn là hệ thống kế toán của bạn. Mô-đun mua sắm nằm ở phía trước và chuyển các giao dịch đã hoàn thành thông qua API. Bạn giữ nguyên quy trình làm việc của tài khoản hiện tại của mình.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu nhà cung cấp của chúng tôi không được thiết lập về mặt kỹ thuật để nhận PO kỹ thuật số?

Hệ thống tạo một tệp PDF tiêu chuẩn có thể được gửi qua email hoặc WhatsApp-ed cho nhà cung cấp. Quy trình làm việc kỹ thuật số mang tính chất nội bộ — nhà cung cấp không cần thay đổi bất kỳ điều gì về phía họ.

• • Bạn đã sẵn sàng cắt giảm thời gian xử lý PO chưa? WhatsApp để chúng tôi xem qua quy trình hiện tại của bạn.**