Hiển thị hoạt động bán hàng cho chủ sở hữu

Hầu hết các chủ doanh nghiệp quản lý đội ngũ bán hàng của họ dựa trên một con số: doanh thu. Hàng tháng, hàng quý, hàng năm. Nếu con số tăng lên, mọi thứ đều ổn. Nếu nó không hoạt động, các cuộc trò chuyện sẽ diễn ra.

Vấn đề chỉ riêng với việc quản lý theo doanh thu là vào thời điểm con số doanh thu có vấn đề thì vấn đề đó đã tồn tại từ hai đến ba tháng. Những khách hàng đã ngừng mua hàng, những khách hàng tiềm năng không còn quan tâm, những người đại diện không theo dõi - những điều đó đã xảy ra vài tuần trước. Con số doanh thu là hậu quả bị trì hoãn.

Khả năng hiển thị hoạt động bán hàng là cách bạn nhìn nhận vấn đề trong khi vẫn còn thời gian để giải quyết vấn đề đó.

# Khả năng hiển thị hoạt động nào cho thấy doanh thu không

Doanh thu là một kết quả. Hoạt động là cái tạo ra nó. Hoạt động theo dõi có nghĩa là theo dõi đầu vào:

• Tuần này mỗi đại diện đã liên hệ với bao nhiêu khách hàng?
• Có bao nhiêu nhiệm vụ tiếp theo bị quá hạn và cho những nhiệm vụ nào?
• Có bao nhiêu báo giá mở đã chờ hơn 14 ngày mà không có bản cập nhật?
• Tài khoản nào chưa có liên hệ trong 30 ngày?
• Có bao nhiêu khách hàng tiềm năng mới được thêm vào kênh trong tháng này?

Không có câu hỏi nào trong số này có thể được trả lời từ AutoCount hoặc báo cáo doanh thu. Họ chỉ có thể được trả lời từ CRM có tính năng theo dõi bán hàng để nắm bắt những gì nhóm đang làm trong thời gian thực.

# Bảng điều khiển dành cho chủ sở hữu

Trang tổng quan hoạt động bán hàng được thiết kế cho chủ doanh nghiệp hiển thị hai lớp: hoạt động nhóm và tình trạng quy trình.

• Hoạt động nhóm:*

• Tình trạng đường ống:*

Cùng với nhau, hai chế độ xem này mang lại cho chủ sở hữu khả năng trò chuyện cụ thể, thực tế với nhóm bán hàng của họ — không phải "doanh số bán hàng chậm trong tháng này" mà là "bạn có 12 nhiệm vụ tiếp theo quá hạn và ba tài khoản có nguy cơ chưa được liên hệ trong sáu tuần."

# Tại sao điều này thay đổi quản lý

Bản năng khi doanh số bán hàng chậm là thúc đẩy nhóm làm việc chăm chỉ hơn. Nhiều cuộc gọi hơn, nhiều hoạt động hơn, phản hồi nhanh hơn. Điều đó có hiệu quả nếu nhóm thực sự hoạt động kém.

Đôi khi vấn đề lại khác: nhóm đang bận với các tài khoản hiện có nhưng lại thiếu những tài khoản không hoạt động; một dòng sản phẩm cụ thể đang giảm dần sự quan tâm; một đại diện rất tích cực trên các tài khoản dễ dàng trong khi bỏ qua những tài khoản phức tạp. Những mẫu này là vô hình nếu không có dữ liệu hoạt động.

Với dữ liệu hoạt động, cuộc trò chuyện sẽ chuyển từ áp lực sang giải quyết vấn đề. Chủ sở hữu có thể xem khoảng cách cụ thể ở đâu và giải quyết trực tiếp.

Jared Loo điều hành cả một công ty hậu cần tàu chở nước và một doanh nghiệp thương mại điện tử trước khi xây dựng hệ thống cho các doanh nghiệp khác. Một mô hình nhất quán trong các hoạt động do bán hàng dẫn đầu: khi người quản lý không thể biết nhóm đang làm gì, họ mặc định quản lý theo cảm tính - điều đó có nghĩa là những vấn đề lớn nhất sẽ thu hút được sự chú ý và những vấn đề thầm lặng sẽ không được chú ý. Khả năng hiển thị hoạt động thay đổi mặc định đó.

# Điều này yêu cầu gì

Xây dựng bảng điều khiển hoạt động bán hàng yêu cầu hai điều:

1. CRM thu thập dữ liệu hoạt động — nhiệm vụ tiếp theo, nhật ký liên hệ, các giai đoạn quy trình. Nếu không có hệ thống ghi lại hoạt động thì sẽ không có gì để hiển thị.

2. Lớp trang tổng quan trình bày dữ liệu ở định dạng mà chủ sở hữu có thể thao tác — không phải xuất dữ liệu thô mà là chế độ xem có cấu trúc làm nổi bật những gì cần chú ý.

CRM và bảng điều khiển hoạt động cùng nhau. CRM là nơi đội ngũ bán hàng làm việc. Bảng điều khiển là nơi chủ xe theo dõi.

# Nhận được sự chấp nhận từ nhóm bán hàng

Theo dõi hoạt động chỉ hoạt động nếu nhóm bán hàng sử dụng CRM. Sự phản kháng có thể dự đoán được: các đại diện cảm thấy bị giám sát và hoạt động ghi nhật ký có cảm giác như tốn phí.

Hai điều giải quyết vấn đề này:

• Hệ thống sẽ lưu công việc của họ chứ không phải thêm vào.* Nếu việc ghi nhật ký theo dõi tự động tạo lời nhắc tiếp theo và xóa nội dung nào đó khỏi đống việc cần làm của họ thì đó là một lợi ích ròng. Nếu đó chỉ là chi phí hành chính thuần túy thì việc áp dụng sẽ thấp.

• Chủ sở hữu nên sử dụng trang tổng quan một cách rõ ràng.* Khi nhóm biết rằng chủ sở hữu xem xét dữ liệu hoạt động hàng tuần và đặt câu hỏi cụ thể về các tài khoản cụ thể, CRM sẽ trở thành cách làm việc thông thường chứ không phải là một cách bổ sung tùy chọn.

Jacob Ng, người thiết kế giao diện tuyến đầu trong hệ thống của Result Marketing, tiếp cận các công cụ đại diện bán hàng với cùng nguyên tắc áp dụng cho các ứng dụng kho hàng và hậu cần: giao diện phải đủ đơn giản để ai đó có thể tìm hiểu trong vòng chưa đầy một giờ và sử dụng nó mà không cần suy nghĩ về phần mềm. Sự phức tạp không phục vụ được đại diện là lý do không nên mở ứng dụng.

Câu hỏi thường gặp

# Cách này có hiệu quả với nhóm bán hàng nhỏ — ba hoặc bốn người không?

Theo một số cách, nó hoạt động tốt hơn cho các nhóm nhỏ. Với ba hoặc bốn lần đại diện, chủ sở hữu có thể trò chuyện cụ thể với từng người về các tài khoản cụ thể. Dữ liệu có thể được thực hiện ở quy mô con người.

# Điều gì sẽ xảy ra nếu người đại diện từ chối theo dõi hoạt động?

Đóng khung nó xung quanh các lời nhắc và khả năng hiển thị quy trình có lợi cho họ chứ không phải sự giám sát. Một đại diện sử dụng hệ thống theo dõi sẽ chốt được nhiều giao dịch hơn và mất ít tài khoản hơn vào tay đối thủ cạnh tranh. Đó là một lợi ích trực tiếp cho kết quả của họ. Khả năng hiển thị đối với chủ sở hữu là một tác dụng phụ, không phải là mục đích.

# Điều này có thể kết nối với dữ liệu hóa đơn và khách hàng AutoCount của chúng tôi không?

Đúng. Bảng điều khiển lấy dữ liệu khách hàng và giao dịch từ AutoCount, do đó hoạt động bán hàng được hiển thị cùng với lịch sử đặt hàng. Người đại diện có thể xem thời điểm khách hàng đặt hàng lần cuối và số tiền bao nhiêu, trực tiếp trong cùng chế độ xem với nhiệm vụ tiếp theo của họ.

• Đặt lịch kiểm tra hệ thống*