Tại sao báo cáo cuối tháng lại quá muộn đối với chủ sở hữu SME
Báo cáo cuối tháng đến.
Nó cho thấy tỷ suất lợi nhuận thấp hơn dự kiến.
Nó cho thấy một số khách hàng thanh toán trễ.
Nó cho thấy có quá nhiều tiền mặt bị mắc kẹt trong cổ phiếu biến động chậm.
Nó cho thấy sự chậm trễ giao hàng làm chậm việc thanh toán.
Báo cáo có thể đúng.
Nhưng người chủ thấy đã quá muộn để làm bất cứ điều gì.
Đó là vấn đề thực sự.
Báo cáo cuối tháng vẫn hữu ích. Họ giúp xem xét, kiểm tra, tài khoản và kỷ luật.
Nhưng chủ sở hữu đưa ra nhiều quyết định trước khi tháng kết thúc.
Họ quyết định về giá cả, bộ sưu tập, hàng tồn kho, giao hàng, trọng tâm bán hàng và chi tiêu trong tháng.
Vậy vấn đề không phải là doanh nghiệp không có báo cáo.
Vấn đề là một số quyết định hết hạn trước khi báo cáo đến.
# Báo cáo cuối tháng vẫn hữu ích
Không xóa báo cáo cuối tháng.
Các tài khoản cuối cùng cần phải chính xác.
Họ cần số được kiểm tra.
Họ cần xem xét thích hợp.
Họ giúp chủ sở hữu hiểu những gì đã xảy ra.
Họ cũng kiểm soát hoạt động kinh doanh.
Nhưng không phải số nào cũng phải đợi đến cuối tháng.
Câu hỏi hay hơn là:
Những con số nào phải là con số cuối cùng và con số nào phải đến đủ sớm để hành động?
# Một số quyết định không thể đợi đến cuối tháng
Một số con số mất giá trị khi đến muộn.
| Quyết định | Khi chủ nhân cần | Cuối tháng chiếu gì | Những gì cần kiểm tra trước đó |
|---|---|---|---|
| Giảm giá | Trong tuần bán hàng | Ký quỹ thấp | Giảm giá theo nhân viên bán hàng hoặc mặt hàng |
| Thu tiền mặt | Trước khi nợ tăng | Con nợ già đi | Các khoản thanh toán đến hạn trong tuần này |
| Sắp xếp lại hàng | Trước khi thiếu hoặc thừa hàng | Số dư cuối kỳ | Hàng có sẵn và hàng luân chuyển chậm |
| Thanh toán giao hàng | Trước khi hóa đơn bị trì hoãn | Khoảng cách giao hàng chưa được lập hóa đơn | Đã giao hàng nhưng chưa thanh toán |
| Trọng tâm bán hàng | Trong chiến dịch | Tổng doanh số hàng tháng | Đơn đặt hàng được xác nhận hàng ngày và giao dịch bị mất |
Báo cáo cuối tháng cho người chủ biết chuyện gì đã xảy ra.
Những tín hiệu sớm hơn giúp chủ nhà hành động khi vẫn còn thời gian.
# Độ trễ thường bắt đầu trước tài khoản
Ở nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, công việc diễn ra trước khi hệ thống có được bức tranh toàn cảnh.
Bộ phận bán hàng xác nhận đơn hàng.
Kho kiểm tra hàng tồn kho.
Giao hàng gửi hàng.
Tài khoản chờ tài liệu.
Chủ sở hữu đang chờ báo cáo.
Nếu dữ liệu nguồn bị trễ thì báo cáo cũng sẽ bị trễ.
Yêu cầu các tài khoản gửi báo cáo nhanh hơn có thể không giải quyết được vấn đề thực sự.
Sự chậm trễ có thể xảy ra trong các tệp bán hàng, tồn kho, giao hàng, mua hàng, thanh toán hoặc Excel được sử dụng trước khi các con số đến được tài khoản.
# Không phải mọi số đều phải tồn tại
Báo cáo theo thời gian thực có nghĩa là các con số được cập nhật gần như ngay lập tức.
Điều đó nghe có vẻ hữu ích.
Nhưng không phải số nào cũng cần phải tồn tại.
Một số con số cần được kiểm tra hàng ngày.
Một số có thể được kiểm tra hàng tuần.
Một số nên ở lại hàng tháng.
Thay vào đó hãy hỏi điều này:
Chủ sở hữu cần con số này trong bao lâu để đưa ra quyết định tốt hơn?
Ví dụ:
- thu tiền mặt có thể cần xem hàng ngày hoặc hàng tuần
- cổ phiếu di chuyển chậm có thể cần xem hàng tuần
- giảm giá bán hàng có thể cần xem hàng tuần
- lợi nhuận chính thức có thể ở lại hàng tháng
- các con số được kiểm toán không nên được xử lý như những con số hoạt động hàng ngày
Trang tổng quan trực tiếp sẽ không hữu ích nếu không có ai sở hữu số đó.
Nó cũng không hữu ích nếu không ai biết phải làm gì khi con số có vẻ xấu.
# Tài chính có thể không phải là nút thắt cổ chai thực sự
Rất dễ đổ lỗi cho các tài khoản khi báo cáo muộn.
Nhưng các tài khoản có thể đang chờ:
- hóa đơn
- bằng chứng giao hàng
- hóa đơn nhà cung cấp
- điều chỉnh cổ phiếu
- cập nhật thanh toán
- điều chỉnh bán hàng
- Tóm tắt Excel từ các nhóm khác
Báo cáo chậm vì công việc đằng sau báo cáo chậm.
Đó là lý do tại sao công việc trên bảng thông tin nên bắt đầu với chất lượng dữ liệu và thời gian của quy trình làm việc.
Nếu dữ liệu nguồn bị trễ hoặc không đáng tin cậy, hãy đọc hướng dẫn này để biết lý do bạn nên sửa dữ liệu trước khi tạo trang tổng quan.
# Những gì chủ sở hữu nên xem trước đó
Đừng bắt đầu với một bảng điều khiển lớn.
Hãy bắt đầu với những quyết định liên tục đến quá muộn.
Hỏi:
- Quyết định nào chúng ta đã đưa ra quá muộn vào tháng trước?
- Con số nào đã cảnh báo chúng ta sớm hơn?
- Ai sở hữu số đó?
- Dữ liệu bắt đầu từ đâu?
- Bao lâu thì chúng ta nên kiểm tra nó?
- Điều gì sẽ xảy ra khi số xấu?
Nhiều chủ sở hữu cần các tín hiệu sớm hơn về tiền mặt, chứng khoán, lợi nhuận, doanh thu và thực hiện đơn hàng.
Để có danh sách sâu hơn, hãy đọc năm con số mà chủ sở hữu SME nên xem hàng ngày.
# Trang tổng quan xuất hiện sau câu hỏi thực sự
Một bảng điều khiển có thể giúp đỡ.
Báo cáo bảng điều khiển AutoCount có thể hữu ích.
Tích hợp API có thể giúp ích.
Báo cáo quản lý AI có thể giúp ích.
Nhưng đừng bắt đầu với câu hỏi này:
Chúng ta nên xây dựng bảng điều khiển nào?
Bắt đầu với câu hỏi này:
Chúng ta đang cố gắng đưa ra quyết định muộn nào sớm hơn?
Sau khi đã rõ, doanh nghiệp có thể quyết định xem mình có cần báo cáo bảng thông tin doanh nghiệp, [báo cáo bảng thông tin AutoCount](/services/autocount-integration/dashboards-báo cáo), khả năng hiển thị dòng tiền hay khắc phục quy trình công việc.
# Cách kiểm tra hệ thống tìm ra sự chậm trễ
Việc kiểm tra hệ thống nên theo dõi ngược lại một báo cáo muộn.
Bắt đầu với bản báo cáo mà chủ sở hữu nhận được sau cuối tháng.
Sau đó hỏi:
- Quyết định nào là quá muộn?
- Con số nào đáng lẽ phải cảnh báo chúng ta?
- Con số đó bắt đầu từ đâu?
- Đội nào đã vào đó?
- Nó có được sao chép qua Excel không?
- Có phải nó đang chờ giao hàng, tồn kho, thanh toán hay phê duyệt?
- Thay vào đó, nó có thể được kiểm tra hàng ngày hoặc hàng tuần không?
Điều này cho biết liệu doanh nghiệp có cần dữ liệu sạch hơn, thiết lập, tích hợp AutoCount tốt hơn, bảng thông tin hay lịch báo cáo khác hay không.
Nếu báo cáo cuối tháng quá muộn để chủ sở hữu đưa ra quyết định, đừng bắt đầu bằng cách yêu cầu thêm biểu đồ.
Bắt đầu bằng việc tìm ra quyết định nào tiếp tục kết thúc quá sớm.
Đọc lý do tại sao chủ sở hữu [chỉ nhìn thấy sự thật vào cuối tháng](/blog/owners-see-truth-at-cuối tháng), xem xét khả năng hiển thị dòng tiền hoặc bắt đầu bằng kiểm toán hệ thống.
- Đặt lịch kiểm tra hệ thống*