Lệnh bán hàng so với Lệnh giao hàng so với Hóa đơn: AutoCount Thời gian tồn kho
Một đơn đặt hàng của khách hàng có thể xuất hiện ở ba nơi khác nhau vào ba thời điểm khác nhau.
Doanh số bán hàng có thể thấy đơn đặt hàng ngày hôm nay.
Kho có thể giao hàng vào ngày mai.
Tài khoản có thể xuất hóa đơn vào tuần tới.
Nếu nhóm không hiểu thời gian của tài liệu, các báo cáo có thể trông giống như không đồng ý ngay cả khi mỗi tài liệu đang thực hiện công việc riêng của mình.
Đây là lý do tại sao Lệnh bán hàng, Lệnh giao hàng, Hóa đơn và thời gian tồn kho lại quan trọng.
Câu hỏi không chỉ là “báo cáo nào đúng?”
Câu hỏi hay hơn là:
Bước tài liệu nào đã xảy ra?
# Một đơn hàng trong hai tháng
Hãy tưởng tượng dòng chảy đơn giản này.
- Ngày 28/5: khách hàng xác nhận đơn hàng 100 chiếc.
- Ngày 28/5: Lệnh bán hàng được tạo.
- 31/5: kho gửi 80 chiếc.
- Ngày 31/5: Lệnh giao hàng được lưu hoặc đăng tải cho 80 đơn vị.
- Ngày 02/06: Lập hóa đơn cho số lượng đã giao.
Từ góc độ nhu cầu bán hàng, công ty có thể nói rằng khách hàng đã đặt hàng 100 chiếc trong tháng 5.
Từ quan điểm biến động hàng tồn kho, 80 đơn vị đã rời kho vào ngày 31 tháng 5.
Từ chế độ xem thanh toán kế toán, hóa đơn xuất hiện vào tháng 6.
Đó là những câu trả lời khác nhau bởi vì chúng trả lời những câu hỏi khác nhau.
Vấn đề trở nên nghiêm trọng khi doanh nghiệp đối xử với họ như nhau.
# Hiệu ứng tài liệu là khác nhau
Trong luồng tài liệu kiểu AutoCount, mỗi tài liệu có một vai trò khác nhau.
| Tài liệu | Ý nghĩa chính | Hiệu ứng chứng khoán điển hình | Hiệu ứng kế toán điển hình |
|---|---|---|---|
| Lệnh bán hàng | đặt hàng hoặc nhu cầu của khách hàng | không có chuyển động hàng tồn kho | không đăng bài G/L |
| Lệnh giao hàng | hàng hóa gửi đi hoặc chuyển động hàng hóa | có thể giảm lượng hàng tồn kho khi lưu hoặc đăng cùng với việc đăng hàng tồn kho | không đăng bài G/L |
| Hóa đơn | hồ sơ thanh toán và tài khoản | phụ thuộc vào đường dẫn tài liệu | bài đăng lên A/R và G/L liên quan |
Bảng này được đơn giản hóa nhưng nó mang lại ý tưởng cốt lõi.
Lệnh bán không có nghĩa là hàng đã chuyển đi.
Lệnh giao hàng không có nghĩa là khách hàng đã được thanh toán.
Hóa đơn không phải lúc nào cũng có nghĩa là hàng tồn kho bị giảm tại thời điểm đó, vì nó còn phụ thuộc vào việc hóa đơn được gửi trực tiếp hay chuyển từ chứng từ khác.
Đó là lý do tại sao đường dẫn tài liệu lại quan trọng.
# Hóa Đơn Trực Tiếp Và Hóa Đơn Từ DO Không Giống Nhau
Đây là nơi mà nhiều đội bị nhầm lẫn.
Hóa đơn được tạo trực tiếp hoặc được chuyển từ Đơn đặt hàng hoặc Báo giá, có thể làm giảm lượng hàng tồn kho vì hóa đơn là tài liệu hoàn thành hành động tồn kho và thanh toán.
Nhưng Hóa đơn được chuyển từ Lệnh giao hàng sẽ không bị giảm lượng hàng tồn kho nữa.
Tại sao?
Bởi vì Lệnh giao hàng đã xử lý việc di chuyển hàng tồn kho.
Hóa đơn sau DO chủ yếu là bước lập hóa đơn và kế toán.
Nếu nhóm không đi theo đường dẫn tài liệu một cách nhất quán, doanh nghiệp có thể tạo ra sự nhầm lẫn:
- một đơn hàng được lập hóa đơn trực tiếp;
- một đơn hàng khác sử dụng Lệnh bán hàng đến Lệnh giao hàng thành Hóa đơn;
- đơn hàng đã giao được lập hoá đơn lại mà không có sự chuyển giao thích hợp;
- giao hàng một phần được lập hóa đơn với số lượng không rõ ràng;
- Hàng sẽ hết vào tháng 5 nhưng thanh toán sẽ diễn ra vào tháng 6.
Các báo cáo sau đó trông lộn xộn vì quá trình này lộn xộn.
# Vấn đề về thời gian thường là vấn đề về quy tắc
AutoCount có thể hỗ trợ các tài liệu.
Nhưng công ty vẫn cần có quy định.
Ví dụ:
- Khi nào nhóm nên tạo Đơn bán hàng?
- Khi nào kho nên lập hoặc gửi Lệnh giao hàng?
- Nên xuất hóa đơn trực tiếp hay chuyển từ DO?
- Điều gì xảy ra khi giao hàng một phần?
- Nên thanh toán một phần ngay bây giờ hay giữ lại?
- Chủ sở hữu nên sử dụng báo cáo nào cho nhu cầu, thực hiện và kế toán?
- Ban quản lý nên sử dụng ngày nào cho mỗi lượt xem?
Nếu không có những quy tắc đó, nhân viên sẽ chọn những con đường khác nhau dựa trên thói quen.
Một người lập hoá đơn trực tiếp vì nó nhanh hơn.
Một người khác tạo DO trước vì kho cần luân chuyển hàng hóa.
Một người khác đang chờ xác nhận giao hàng đã ký.
Mỗi quyết định có thể có ý nghĩa một mình.
Cùng nhau, họ tạo ra báo cáo không nhất quán.
# Ví dụ về phân phối một phần
Khách hàng đặt mua 100 chiếc.
Hôm nay kho chỉ gửi 60 chiếc.
Nhóm có một số quy trình công việc có thể thực hiện được:
- tạo Đơn bán hàng cho 100, DO cho 60, sau đó là Hóa đơn cho 60;
- tạo Đơn đặt hàng cho 100 và chờ trước khi lập hóa đơn;
- tạo Hóa đơn trực tiếp cho 60 nếu doanh nghiệp không sử dụng DO;
- giữ thanh toán cho đến khi 40 đơn vị còn lại sẵn sàng;
- lập hóa đơn 60 ngay bây giờ và giữ lại 40 là chưa thanh toán.
Không ai trong số này tự động sai.
Nhưng doanh nghiệp cần một quy tắc được thống nhất.
Nếu các nhân viên khác nhau xử lý việc giao hàng một phần theo cách khác nhau, chủ sở hữu có thể thấy:
- nhu cầu bán hàng 100 chiếc;
- lưu chuyển hàng tồn kho 60 đơn vị;
- hóa đơn 60 đơn vị;
- đơn hàng còn lại 40 chiếc;
- mong đợi của khách hàng đối với 100 đơn vị.
Đó không chỉ là vấn đề báo cáo.
Đó là một quy tắc thời gian tài liệu.
Nếu vấn đề chính của bạn là sự bất đồng trong báo cáo rộng hơn giữa các phòng ban, hãy đọc tại sao số liệu bán hàng, hàng tồn kho và kế toán không đồng ý.
# Đã giao chưa lập hoá đơn Là một chế độ xem riêng
Một quan điểm thực tế mà nhiều công ty cần là được giao hàng nhưng không lập hóa đơn.
Điều này giúp nhóm tìm được hàng đã xuất kho nhưng chưa xuất hóa đơn.
Nhưng chế độ xem này chỉ hoạt động khi Lệnh giao hàng và Hóa đơn được kết nối đúng cách.
Nếu tài liệu giao hàng bị thiếu, không được chuyển hoặc xử lý trong WhatsApp, tài khoản có thể không biết những gì đã sẵn sàng để lập hóa đơn.
Nếu đây là vấn đề chính của bạn, hãy đọc tại sao đơn hàng giao hàng bị thất lạc giữa thời điểm gửi hàng và thanh toán.
Bài viết này nói về logic thời gian rộng hơn: Lệnh bán hàng, Lệnh giao hàng, Hóa đơn và hàng tồn kho, mỗi loại trả lời một câu hỏi khác nhau.
# Mỗi báo cáo nên được sử dụng để làm gì
Doanh nghiệp nên dán nhãn báo cáo theo mục đích.
| Xem báo cáo | Nó trả lời cái gì | Lỗi thường gặp |
|---|---|---|
| Xem đơn bán hàng | những gì khách hàng đặt hàng hoặc yêu cầu | coi đó là doanh số bán hàng được giao |
| Giao hàng Xem đơn hàng | cổ phiếu nào đã được chuyển đi hoặc đã được hoàn thành | coi đó là doanh thu |
| Xem hóa đơn | những gì đã được lập hoá đơn và gửi vào tài khoản | coi nó là trạng thái hoạt động đầy đủ |
| Xem chuyển động chứng khoán | số dư chứng khoán đã thay đổi điều gì | bỏ qua việc khách hàng có được lập hóa đơn hay không |
| Chế độ xem nổi bật | những gì vẫn còn mở | trộn số lượng đặt hàng, giao hàng và lập hóa đơn |
Khi tên báo cáo không rõ ràng, người dùng tranh cãi về con số.
Khi mục đích báo cáo rõ ràng, người dùng có thể biết họ đang xem giai đoạn nào.
# Tại sao Trang tổng quan cần có quy tắc giống nhau
Trang tổng quan không thể khắc phục thời gian tài liệu không rõ ràng.
Nếu bảng thông tin kéo Đơn đặt hàng dưới dạng doanh số bán hàng thì con số này có thể hiển thị nhu cầu.
Nếu nó kéo Hóa đơn dưới dạng doanh số bán hàng, con số có thể hiển thị hóa đơn.
Nếu nó coi Lệnh giao hàng là hoàn thành, con số có thể hiển thị chuyển động của hàng trong kho.
Cả ba đều có thể hữu ích.
Nhưng họ không nên chia sẻ cùng một nhãn hiệu.
Trước khi xây dựng trang tổng quan, hãy xác định:
- số lượng đặt hàng;
- số lượng giao hàng;
- số lượng hóa đơn;
- số lượng còn thiếu;
- giao hàng không được lập hoá đơn;
- hóa đơn không được giao, nếu quy trình của bạn cho phép;
- quy tắc giao hàng một phần;
- quy tắc ngày cho mỗi lần xem.
Đây là lý do tại sao sửa dữ liệu trước trang tổng quan thường bắt đầu bằng thời gian ghi tài liệu.
Nếu doanh nghiệp cần báo cáo trực tiếp sau khi các quy tắc đã rõ ràng, bảng thông tin doanh nghiệp và BI nên sử dụng các định nghĩa tài liệu tương tự.
# Việc tích hợp AutoCount có thể gặp trục trặc ở đâu
Nếu một hệ thống khác gửi bản ghi vào AutoCount, thời gian càng trở nên quan trọng hơn. Đây là nơi Tích hợp AutoCount phải đi theo đường dẫn tài liệu chứ không chỉ di chuyển các trường.
Việc tích hợp sẽ biết liệu nó có đang gửi hay không:
- một Đơn đặt hàng đã được xác nhận;
- Lệnh giao hàng;
- Hóa đơn;
- bản cập nhật cho tài liệu hiện có;
- thực hiện một phần;
- một ngoại lệ chưa được đồng bộ hóa.
Nếu hệ thống nguồn gửi sai giai đoạn, AutoCount có thể nhận được một bản ghi có vẻ hợp lệ nhưng có nghĩa sai.
Đó là lý do tại sao đơn đặt hàng tới AutoCount và giao hàng tới thanh toán AutoCount phải được thiết kế phù hợp với thời gian lập tài liệu chứ không chỉ truyền dữ liệu.
Câu hỏi thường gặp
# Đơn đặt hàng AutoCount có giảm tồn kho không?
Lệnh bán hàng thường là một tài liệu đặt hàng hoặc yêu cầu. Nó không tự tạo ra sự di chuyển hàng tồn kho hoặc đăng G/L.
# Lệnh giao hàng AutoCount có gửi lên G/L không?
Lệnh giao hàng có thể ảnh hưởng đến việc di chuyển hàng tồn kho khi được lưu hoặc đăng cùng với việc đăng kho, nhưng bản thân nó không được đăng lên G/L.
# Hóa đơn AutoCount có giảm lượng tồn kho sau khi chuyển DO không?
Hóa đơn được chuyển từ Lệnh giao hàng sẽ không giảm lượng hàng tồn kho nữa vì Lệnh giao hàng đã xử lý việc di chuyển hàng tồn kho. Hóa đơn trực tiếp hoặc Hóa đơn được chuyển từ Đơn đặt hàng hoặc Báo giá, có thể giảm lượng hàng tồn kho tùy thuộc vào quy trình và thiết lập.
Tại sao hàng tồn lại giảm trước khi xuất hóa đơn?
Điều này có thể xảy ra khi Lệnh giao hàng xử lý việc di chuyển hàng hóa trước khi Hóa đơn được tạo. Chế độ xem kho và chế độ xem thanh toán kế toán sau đó sẽ xem xét các giai đoạn tài liệu khác nhau.
# Hàng hóa được giao không được lập hoá đơn?
Giao hàng không có hóa đơn là hàng đã được giao hoặc hàng đã chuyển đi nhưng chưa lập hóa đơn. Nó rất hữu ích cho việc tìm kiếm những khoảng trống thanh toán.
# Phải làm gì tiếp theo
Chọn một đơn hàng gần đây khiến cả nhóm bối rối.
Theo dõi nó thông qua:
- Lệnh bán hàng.
- Lệnh giao hàng.
- Hóa đơn.
- Chuyển động hàng tồn kho.
- Ngày báo cáo.
- Số lượng tồn đọng.
Sau đó hỏi xem nhóm có đi theo đường dẫn tài liệu dự kiến hay không.
Nếu không, hãy sửa quy tắc quy trình công việc trước khi xây dựng bảng thông tin hoặc tích hợp.
Result Marketing giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ lập bản đồ thời gian của tài liệu này để AutoCount, kho hàng và tài khoản có thể hoạt động trên cùng một luồng.